Digital Document Management for Human Resources
Kelola seluruh dokumen karyawan secara terpusat, aman, dan mudah diakses. Dari proses rekrutmen hingga pengarsipan dokumen karyawan, MasterDMS membantu tim HR bekerja lebih cepat dan terorganisir.
Dokumen HR yang Terus Bertambah Membutuhkan Pengelolaan yang Lebih Baik
Setiap penambahan karyawan membawa tumpukan dokumen baru. Pengelolaan arsip fisik yang manual menyita waktu berharga tim HR dan membuka celah keamanan data pribadi.
Dokumen Tersebar
Kontrak, CV, sertifikat, surat keputusan, dan dokumen karyawan tersimpan di berbagai folder terpisah atau lemari fisik.
Sulit Menemukan Dokumen
HR membutuhkan waktu berjam-jam hanya untuk mencari satu lembar dokumen tertentu dari tumpukan arsip lama.
Data Sensitif
Dokumen karyawan mengandung informasi kerahasiaan tinggi yang wajib dilindungi dari pihak yang tidak berwenang.
Proses Manual
Pengajuan cuti, review, persetujuan kontrak, dan pengarsipan masih mengandalkan kertas dan pekerjaan fisik.
Satu Platform untuk Seluruh Dokumen Human Resources
MasterDMS bukan sekadar tempat menyimpan file, melainkan ekosistem dokumen terpusat (*Centralized HR Document Repository*) untuk seluruh tahapan kerja HR.
Fitur Unggulan MasterDMS untuk Tim HR Modern
Dirancang spesifik untuk menyederhanakan administrasi kepegawaian dengan teknologi pengarsipan digital mutakhir.
📂 Employee Document Management
Simpan seluruh dokumen karyawan dalam satu repositori terpusat dan terstruktur rapi berdasarkan metadata spesifik.
🔎 Smart Search & OCR
Temukan dokumen dalam hitungan detik. Teknologi OCR membaca teks di dalam gambar/PDF scanned sehingga dapat dicari instan.
🔐 Secure Access Control
Atur hak akses secara hierarkis untuk melindungi data sensitif karyawan dari kebocoran informasi.
• HR Manager: Full Access
• HR Staff: View & Upload
• Payroll: Payroll Documents Only
🔄 HR Workflow Automation
Otomatiskan alur kerja pengajuan cuti, rekrutmen, hingga verifikasi dokumen tanpa komunikasi berbelit-belit.
• Recruitment: Candidate → Interview → Approval
📝 Digital Approval & Signature
Percepat pengesahan dokumen penting dengan workflow persetujuan digital serta stempel/tanda tangan elektronik.
🗂️ Automated Filing
Sistem otomatis membuat struktur folder terstandar saat karyawan baru bergabung tanpa repot penataan manual.
📜 Document Retention (JRA)
Atur siklus hidup dokumen dari penerbitan, masa penyimpanan (retensi), hingga jadwal pemusnahan otomatis.
🕒 Version Control & Audit Trail
Lacak histori perbaikan berkas (Contract_v1 → v2) serta pantau seluruh riwayat aktivitas pengguna melalui audit log lengkap.
Manage the Entire Employee Document Lifecycle
Kelola setiap fase perjalanan karir karyawan dari tahap awal rekrutmen hingga masa purna bakti secara konsisten.
1. Recruitment
- CV & Portfolio
- Application Form
- Interview Notes
2. Onboarding
- KTP, NPWP, BPJS
- Work Contracts
- Employee Forms
3. Employment
- Payroll Docs
- HR Letters
- Expense Reports
4. Performance
- KPI Reviews
- Evaluations
- Appraisals
5. Development
- Training Records
- Certifications
- Skill Audit
6. Offboarding
- Resignation
- Clearance Form
- Exit Interview
7. Archive
- Retention Check
- Digital Archive
- Destruction Log
Connect MasterDMS with Your HR Ecosystem
MasterDMS dapat dihubungkan langsung dengan aplikasi HRIS, ERP, dan Payroll yang sudah digunakan perusahaan Anda seperti SAP, Workday, PeopleSoft, maupun aplikasi lokal via API/SDK.
Collaborate Without Losing Document Control
Tingkatkan kolaborasi antar divisi dan internal tim HR tanpa mengorbankan standar keamanan data.
💬 Discussion & Comments
Beri catatan dan komentar langsung di dalam dokumen tanpa mengubah isi berkas asli.
🔔 Real-Time Notifications
Notifikasi email dan sistem untuk setiap pengajuan yang membutuhkan verifikasi atau approval.
🔗 Controlled Sharing
Bagikan dokumen melalui link aman berbatas waktu dengan hak akses terkunci (read-only/download).
Manfaat Utama Menggunakan MasterDMS HR
Save Time
Pangkas hingga 80% waktu yang terbuang untuk mencari dan mengurus arsip fisik.
Improve Security
Lindungi kerahasiaan data karyawan sesuai standar regulasi perlindungan data pribadi.
Reduce Paperwork
Hemat biaya operasional pencetakan dan ruang penyimpanan berkas fisik.
Work From Anywhere
Akses dokumen karyawan yang aman kapan saja melalui antarmuka berbasis web.
Prinjau Antarmuka Dashboard HR MasterDMS
Gambaran langsung kemudahan pengelolaan berkas dan pemantauan statistik arsip karyawan Anda.
Transform Your HR Document Management
Kelola dokumen karyawan dengan lebih aman, cepat, dan terstruktur bersama MasterDMS.