Document Scanning Service

Posted by MasterDMS on

Document Scanning Service, Document Scanning Service penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain merupakan aset suatu organisasi juga berguna sebagai bahan pengambil keputusan organisasi pemerintahan maupun swasta, karena dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar maka pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Penggunaan sarana elektronik guna mendukung pengelolaan arsip/dokumen agar informasi akurat dan dapat diakses dengan mudah.

Sebagai distributor tunggal scanner A0 dan distributor scanner A4 kami sangat mengutamakan kecanggihan teknologi masa kini dengan berbagai kelebihan. Dengan high speed scanner yang kita gunakan maka tidak antri dari customer lain sehingga sangat menghemat waktu dalam proses pengarsipan.

Kami menyediakan berbagai macam high speed scanner multiguna untuk berbagai kebutuhan, seperti :

  • Scan dokumen/arsip dari ukuran A4 sampai A0
  • Ocr (Optical Character Recognition)
  • DMR (Digital Mark Reader)
  • Jasa alih media (digitalisasi)

Dengan menggunakan peralatan dan sumber daya yang terbaik, kami akan melakukan scan dokumen untuk berbagai ukuran dalam jumlah berapapun yang Anda butuhkan. Berbagai format hasil yang Anda inginkan akan bermanfaat pada berbagai keperluan, backup data, document management system maupun yang lain. Biaya yang terjangkau, kualitas image yang prima dan dikerjakan dengan tenaga ahli yang berpengalaman membuat Anda merasa nyaman dan aman berkonsentrasi pada core bisnis Anda.

Berikut hardware yang kami gunakan dalam proses document scanning service :

hardware_document scanning service

 

Proses document management system dalam scanning service :

process document managemen system_document scanning service

Salah satu media pengarsipan yaitu dengan alih media yang merupakan format dari dokumen kertas (hardcopy) kedalam format elektronik (softcopy). Masalah kearsipan haruslah ditangani secara sungguh-sungguh, karena sangat penting untuk menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang semakin cepat.

Informasi selengkapnya silahkan hubungi kami melalui kontak yang telah disediakan pada website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Arsip Digital

Posted by MasterDMS on

Arsip Digital, Arsip Digital teknologi informasi sebagai alat bantu yang semakin canggih saat ini yang memungkinkan kita mengelola dokumen secara cepat dan tepat akan membuat pekerjaan kearsipan menjadi lebih efisien dan efektif. Sudah saatnya pengelolaan arsip / dokumen dilakukan secara sistematis. Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalkan resiko-resiko yang mungkin terjadi.

Dengan adanya arsip digital (digitalisasi arsip) keamanan dan keutuhan arsip/dokumen lebih terjamin, karena sistem proteksi yang sudah diaplikasikan pada suatu software arsip, sehingga tidak sembarang orang dapat melihat atau mengambil dokumen tersebut.

Ada beberapa metode dalam arsip digital, namun disini kami menerapkan sistem arsip digital secara modern dan tepat. Selain arsip digital kami menawarkan jasa scan dokumen dalam berbagai ukuran yaitu A4 sampai A0 kami menyediakan software arsip yaitu DMS (document management system). Software ini didesain khusus mudah dalam penggunaan dalam proses pengarsipan sehari-hari, yang dilengkapi dengan fitur OCR dan DMR sehingga bisa menyesuaikan alur kerja perusahaan (WORKFLOW).

Berikut perangkat hardware dari proses arsip digital:

hardware_arsip digital

 

Pada era digitalisasi saat ini semakin memudahkan kita dalam proses pengarsipan dokumen, solusi arsip yang terbaik adalah dengan digitalisasi arsip yang sudah memberikan manfaat secara nyata. Selain scan dokumen hal yang tidak boleh di lupakan adalah bagaimana memanajemen dokumen secara baik dan tepat.

Maksud dan tujuan yang hendak dicapai dengan adanya arsip digital yaitu:

  • Arsip/dokumen dapat dibuat kedalam format yang dibutuhkan
  • Penghematan ruang penyimpanan arsip/dokumen dari segi operasional karena menggunakan media penyimpanan elektronik berkapasitas besar
  • Pencarian kembali dokumen dapat dilakukan dengan cepat karena menggunakan sistem/aplikasi yang khusus.
  • Terciptanya suatu suasana kerja yang lebih nyaman dan menyenangkan karena ruang kerja tertib dan rapi tanpa dokumen yang berserakan

Proses document management system arsip digital:

process document managemen system_arsip digital

 

Masalah kearsipan juga harus ditangani secara sungguh-sungguh karena sangat penting untuk menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang semakin cepat. Wujud kepedulian perusahaan akan arti pentingnya arsip/dokumen.

Sebagai penyedia jasa arsip digital percayakan proses alih media atau digitalisasi arsip ini kepada kami. Dengan didukung team serta teknologi canggih dan harga yang murah kami tawarkan, kami siap membantu perusahaan Anda dalam mewujudkan ketertiban dan kenyamanan dalam bekerja.

Info selengkapnya silahkan hubungi kami melalui kontak yang telah disediakan pada website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Pemusnahan Arsip

Posted by MasterDMS on

Jasa Pemusnahan Arsip, Jasa Pemusnahan Arsip tahap akhir dari manajemen kearsipan adalah pemusnahan arsip (penyusutan arsip). Pemusnahan arsip merupakan rangkaian terakhir setelah tahapan pemindahan arsip dan penyerahan arsip. Arsip merupakan asset perusahaan sehingga pemusnahannya pun harus dilakukan dengan aman, terpecaya dan terdokumentasi.

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali. Biasanya tidak semua arsip yang di musnahkan adalah arsip yang sudah tidak terpakai melainkan arsip tersebut sudah di pindahkan menjadi arsip digital. Di era digitalisasi modern seperti ini sudah banyak perusahan yang menggunakan jasa arsip dokumen sebagai solusi terbaik dalam penyimpanan arsip.

Didalam melakukan pemusnahan arsip terkadang resiko, oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Didalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan seperti,

  • Pemeriksaan arsip/dokumen
  • Pendaftaran arsip atau dokumen yang sudah di usulkan untuk dimusnahkan
  • Penilaian, persetujuan dan pengesahan
  • Pembuatan berita acara

Adapun tujuan dari pemusnaha arsip, yaitu :

  • Menghemat penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan dokumen/arsip
  • Menekankan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan dokumen/arsip perusahaan
  • Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan

Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan sabaik baiknya dan sesuai ketentuan yang berlaku. Pemusnahan dilakukan dengan alat yang canggih, modern, ramah lingkungan, serta didukung oleh SDM yang professional dibidangnya. Sebagai perusahaan pelayanan jasa pemusnahan arsip kami siap melayani pemusnahan arsip Anda.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Arsip Dokumen

Posted by MasterDMS on

Jasa Arsip Dokumen, Jasa Arsip Dokumen arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip ditinjau dari fisiknya atau bentuk wujudnya yaitu arsip berbentuk lemabran adalah wujud arsip berupa tulisan (memo, surat, akta dll) dan arsip visual yaitu arsip yang dapat dilihat (lukisan, peta, ukiran dll).

Proses pengarsipan semakin mudah seiring berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi. Perusahaan penyedia jasa arsip dokumen pun sudah mulai berkembang. DMS (document management system) hadir untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akan pengelolaan dan penyimpanan arsip yang aman dan terpecaya. Layanan ini meliputi pembenahan arsip dengan menscan dokumen/arsip lalu data akan tersimpan di documen management system dimana penempatan arsip secara aman.

Berbagai metode dilakukan guna penataan arsip secara baik seperti dengan menscan dokumen, jasa scan dokumen sangat dibutuhkan bagi suatu perusahaan yang belum mempunyai alat scanner. Berikut Hardware yang  kami gunakan dalam jasa scan dockumen:

hardware_jasa arsip dokumen

 

Documen management system  ini memungkinkan perusahaan untuk penyimpanan dokumen/arsip , manajemen dan distribusi dokumen/arsip, menghasilkan efektivitas yang lebih besar dan kemampuan untuk mengontrol alur kerja dokumen. Selain itu kami menyediakan software arsip yang dilengkapi fitur OCR dan DMR yang memiliki banyak kelebihan dalam pengarsipan dokumen.

Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalkan resiko-resiko yang mungkin terjadi, seperti dokumen rusak, hilang dan sebagainya, proses documen management system dalam jasa arsip dokumen:

process document managemen system_jasa arsip dokumen

 

Teknologi Informasi dan Komunikasi dibidang kearsipan juga memberikan sumbangan nyata pada kelancaran pelaksanaan berbagai fungsi instansi pemerintah maupun swasta dalam penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat. Jasa scan dokumen yang kami sediakan sangat bervariatif mulai dari ukuran A4 sampai dengan ukuran A0, dengan harga yang murah anda sudah dapat menerima hasilnya dengan format yang dibutuhkan.

Percayakan proses alih media dokumen fisik Anda menjadi dokumen digital atau arsip digital kepada kami. Dengan team profesional dan teknologi canggih yang kami miliki, kami siap membantu perusahaan Anda menuju era digitalisasi.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Penataan Arsip

Posted by MasterDMS on

Jasa Penataan Arsip, Jasa Penataan Arsip bagi suatu instansi pemerintah maupun swasta yang memiliki ruang kantor terbatas, maka penggunaan ruang kantor harus diatur sebaik-baiknya terutama dalam penataan arsip. Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalu tersedianya informasi yang tersaji dengan baik dan benar.

Pada era digitalisasi saat ini semakin memudahkan kita dalam proses pengarsipan dokumen, sebagai penyedia pelayanan jasa penataan arsip kami sangat mengutamakan efisiensi pekerjaan. Kami menyediakan jasa scan dokumen dari ukuran A4 sampai A0. Berikut hardware jasa penataan arsip :

hardware_jasa penataan arsip

 

Selain jasa scan dokumen kami menyediakan software arsip yang dirancang khusus untuk megelola arsip / dokumen dan file, dalam software ini terdapat beberapa fitur OCR dan DMR. Software ini berfungsi sebagai management pengelolaah berbagai data/dokumen dan informasi.

Dalam memindahkan dokumen terdapat beberapa metode, diantaranya adalah dengan alih media atau arsip digital. Kami merupakan distributor tunggal untuk scanner A0 dan juga distributor scanner A4, dengan high speed sudah tidak diragukan karena tidak ada antri dokumen dalam proses scanning.

process document managemen system_jasa penataan arsip

 

Maksud dan Tujuan yang hendak dicapai dengan adanya jasa penataan arsip secara digitalisasi diantaranya adalah penghematan ruang penyimpanan arsip/ dokumen dari segi operasional, pencarian kembalian dokumen dapat dilakukan dengan cepat karena menggunakan sistem/aplikasi tertentu, keamanan dan keutuhan arsip/ dokumen lebih terjamin.

Layanan jasa penataan arsip meliputi, perawatan arsip/dokumen, jasa scan dokumen, jasa pemusnahan arsip, software arsip.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Solusi Arsip

Posted by MasterDMS on

Solusi Arsip, Solusi Arsip jumlah arsip dari tahun ke tahun selalu bertambah banyak selama aktivitas manusia masih berjalan, ketidakmampuan dalam pengelolaan arsip akan menyebabkan masalah dikemudian hari. Sudah saatnya pengelolaan kearsipan/dokumen dilakukan secara sistematis melalui document management system (DMS).

Kami sebagai penyedia jasa scan dokumen terus mengikuti perkembangan teknologi yang sangat pesat hingga saat ini. Pengelolaan arsip yang baik akan sangat memberi keuntungan untuk sebuah instansi, maka dari itu kami menyediakan software arsip yang sangat berguna dalam pengelolaan kearsipan. Kelebihan dari software ini adalah memudahkan user dalam pencarian data, penataan arsip yang baik, efisiensi dalam pengarsipan dsb, software arsip ini yaitu software DMS.

Teknologi informasi dibidang kearsipan memberikan manfaat yang luar biasa guna kelancaran pengarsipan dokumen. Berikut hardware solusi arsip :

hardware_solusi arsip

Dengan adanya arsip digital (digitalisasi arsip) keamanan dan keutuhan dokumen/arsip lebih terjamin karena dilengkapi dengan sistem proteksi yang tidak sembarang orang dapat melihat atau mengambil dokumen tersebut.

process document managemen system_solusi arsip

 

Distribusi dokumen dapat dilakukan dengan mudah karena aplikasi yang diterapkan pada suatu jaringan kerja local ataupun web area network. Jalur monitoring dapat dilakukan secara cermat sehingga dapat menghindari penanganan masalah yang terlalu lambat, sehingga tercipta suatu suasana kerja yang lebih nyaman tanpa dokumen yang berserakan dengan di terapkannya digitalisasi dokumen.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

solusi alih media

7 Manfaat Solusi Alih Media Arsip untuk Perusahaan

Posted by Fajar Habibie on

Solusi alih media kini menjadi kebutuhan mendesak bagi banyak perusahaan yang masih tenggelam dalam lautan kertas. Coba perhatikan sudut ruang kerja Anda saat ini. Apakah tumpukan map dan kertas yang berserakan sering kali menghambat pengambilan keputusan akibat staf kesulitan mencari lembar informasi yang vital? Menyimpan arsip dari bentuk fisik memang sudah menjadi kebiasaan korporat sejak lama. Namun, seiring bertambahnya volume kertas setiap tahun, aset fisik ini perlahan berubah menjadi beban ruang dan biaya operasional.

Lebih dari itu, kertas sangatlah rentan rusak termakan waktu, rapuh karena suhu ruangan yang lembap, atau bahkan hancur akibat serangan rayap. Jika dokumen bisnis tersebut hilang, risiko kerugian yang ditanggung oleh operasional B2B sangatlah masif. Tumpukan masalah ini adalah tantangan nyata yang menuntut para pemimpin perusahaan untuk segera melakukan transformasi arsip secara modern dan terpadu. Mari kita telusuri bagaimana pendekatan teknologi digital mampu menyelesaikan problematika klasik ini.

Memahami Solusi Proses Alih Media dan Digitalisasi Dokumen Fisik

Di era industri modern, pendekatan digitalisasi dokumen bukan sekadar tren teknologi, melainkan langkah pencegahan proaktif dari berbagai ancaman kerusakan fisik yang senantiasa mengintai aset berharga instansi Anda. Pada dasarnya, proses alih media adalah sebuah strategi komprehensif untuk mengubah format media informasi dengan cara mengonversi atau mengubah lembaran kertas menjadi format yang jauh lebih modern.

Transformasi fisik menuju elektronik ini secara signifikan mendukung proses pengelolaan arsip agar berjalan jauh lebih profesional dan efisien. Dengan bantuan teknologi pemindaian (scanning) atau scan tingkat industri, seluruh data yang tersimpan di dalam kumpulan arsip dan dokumen perusahaan Anda akan disalin menjadi bentuk digital. Hasil akhirnya adalah terciptanya arsip digital yang mudah diakses, aman, serta memiliki nilai kelestarian yang abadi.

7 Manfaat Solusi Alih Media Arsip, File, dan Data bagi Perusahaan

Meninggalkan laci besi menuju server cloud atau pangkalan data on-premise memberikan dampak efisiensi yang instan. Berikut adalah 7 manfaat utama menerapkan langkah modernisasi ini:

1. Pencarian Informasi yang Ekstra Cepat

Menemukan satu lembar kertas di antara ribuan map bisa memakan waktu berjam-jam. Sebaliknya, format digital menawarkan kemudahan pencarian yang tak tertandingi. Berkat penerapan teknologi ocr (Optical Character Recognition) dan penyematan metadata yang akurat pada setiap file, proses pencarian sebuah kata kunci di dalam dokumen dapat dilakukan hanya dalam hitungan detik. Terobosan ini tentu akan sangat mempermudah staf dalam memberikan respon cepat kepada klien.

2. Keamanan Data yang Berlapis dan Terkontrol

Keamanan merupakan aspek tak ternilai. Melalui sistem elektronik, Anda memegang kontrol penuh terhadap alur informasi. Anda bisa menerapkan pembatasan hak akses (seperti hak untuk membaca, mengedit, atau mengunduh) kepada setiap karyawan. Hanya pihak yang memiliki otoritas saja yang diizinkan agar sebuah dokumen dapat diakses, sehingga aset sensitif perusahaan sangat terlindungi dari risiko kebocoran internal maupun peretasan eksternal.

3. Mencegah Kerusakan dan Menjamin Pelestarian Dokumen

Kertas sangat rentan terhadap bencana seperti banjir, kebakaran, atau kelalaian manusia. Digitalisasi arsip adalah wujud nyata dari upaya pelestarian data historis perusahaan. Dengan digitalisasi, keutuhan informasi akan selalu terjaga. Anda berhasil mencegah kerusakan permanen yang sewaktu-waktu bisa menghancurkan riwayat operasional korporasi Anda.

4. Mengoptimalkan Efisiensi Layanan dan Ruang Penyimpanan

Daripada harus menyewa fasilitas gudang penyimpanan eksternal yang sangat mahal untuk menaruh tumpukan arsip fisik, mengadopsi sistem manajemen dokumen elektronik akan jauh lebih hemat. Membebaskan ruang kantor dari tumpukan kardus secara tidak langsung akan meningkatkan efisiensi tata letang ruang, sekaligus menekan anggaran pengeluaran properti perusahaan setiap tahunnya. Optimalisasi biaya ini berbanding lurus dengan peningkatan efisiensi layanan secara keseluruhan.

5. Manajemen Pengelolaan yang Jauh Lebih Terstruktur

Distribusi dokumen yang sebelumnya berjalan lambat kini dikelola secara sistematis. Proses migrasi data akan memudahkan koordinasi bagi tim lintas divisi. Laporan kinerja atau nota kesepahaman dapat didistribusikan secara real-time dan ditinjau secara bersamaan dari berbagai lokasi tanpa harus menggandakan kertas tersebut secara fisik.

6. Pemenuhan Regulasi Kepatuhan dan Perlindungan Hukum

Setiap dokumen fisik bernilai legal (seperti kontrak atau dokumen pajak) membutuhkan perlindungan cadangan (back-up). Penyediaan file dalam format elektronik menawarkan bukti sah tambahan apabila dokumen orisinalnya mengalami masalah. Hal ini sangat krusial bagi divisi kearsipan untuk menjaga standar kepatuhan regulasi (compliance) perusahaan di mata hukum negara.

7. Sebuah Investasi Operasional yang Cerdas

Implementasi sistem pengarsipan elektronik merupakan bentuk investasi bisnis jangka panjang. Meskipun tahap awal membutuhkan persiapan dokumen yang teliti, namun setelah tahapan proses digitalisasi fisik selesai, beban kerja administrasi harian akan menurun drastis. Staf administrasi Anda tidak perlu lagi pusing memikirkan penanganan perbaikan kertas yang usang.

Implementasi Layanan Alih Media Profesional untuk Operasional Bisnis Anda

Melaksanakan proses perombakan secara mandiri dengan mesin pemindai biasa (in-house) memang terdengar masuk akal di awal. Namun, untuk menentukan metode pemindahan yang efisien, aman, dan tanpa merusak lembaran aslinya, dibutuhkan standar prosedur yang sangat ketat dan memakan banyak waktu tenaga kerja produktif Anda.

Mendelegasikan beban pekerjaan administratif ini kepada penyedia layanan alih media yang telah teruji merupakan strategi yang paling tepat. Menggunakan layanan spesialis memastikan agar setiap lembar rahasia Anda dipindai, diindeks, dan melindungi privasi instansi dengan presisi tinggi.

Sudah saatnya perusahaan Anda meninggalkan beban administrasi masa lalu dan melangkah cepat menuju era nir-kertas (paperless)! Kunjungi beranda Solusi Alih Media, Gudang Arsip MasterDMS hari ini juga. Temukan solusi alih media terpadu, spesialis scanning berskala korporat, hingga integrasi piranti lunak pengarsipan pintar yang dirancang khusus untuk mengakselerasi tata kelola informasi B2B Anda dengan aman dan profesional!