Apa Itu Digitalisasi Arsip? Pengertian, Manfaat, dan Prosesnya

Posted by MasterDMS on

Di tengah perkembangan teknologi, perusahaan masih sering menghadapi masalah dalam mengelola dokumen dan arsip dalam jumlah besar. Dokumen yang masih tersimpan dalam bentuk fisik membutuhkan ruang penyimpanan, sulit dicari ketika dibutuhkan, dan berisiko mengalami kerusakan atau kehilangan.

Kondisi tersebut membuat banyak perusahaan mulai melakukan digitalisasi arsip untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang lebih mudah disimpan, dicari, dan dikelola.

Namun, digitalisasi arsip bukan hanya tentang melakukan scanning dokumen. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa dokumen digital dapat dikelola dengan baik setelah proses digitalisasi selesai.

Lalu, apa sebenarnya digitalisasi arsip? Apa manfaatnya bagi perusahaan dan bagaimana prosesnya?

Apa Itu Digitalisasi Arsip?

Digitalisasi arsip adalah proses mengubah arsip atau dokumen yang sebelumnya tersedia dalam bentuk fisik menjadi format digital sehingga dapat disimpan dan dikelola menggunakan perangkat atau sistem digital.

Dokumen seperti surat, kontrak, invoice, laporan, dokumen administrasi, dan arsip lainnya dapat melalui proses scanning atau pengambilan gambar untuk menghasilkan dokumen digital.

Namun, hasil scanning saja belum cukup. Dokumen digital juga perlu diberikan struktur dan dikelola agar mudah ditemukan serta digunakan kembali ketika dibutuhkan.

Dalam penerapannya, digitalisasi arsip dapat menjadi bagian dari proses transformasi digital perusahaan, terutama bagi organisasi yang masih memiliki banyak dokumen fisik.

Mengapa Perusahaan Perlu Melakukan Digitalisasi Arsip?

Semakin banyak dokumen yang dimiliki perusahaan, semakin besar pula kebutuhan untuk mengelolanya secara terstruktur.

Beberapa masalah yang sering muncul ketika perusahaan masih bergantung pada arsip fisik antara lain:

  • Membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup besar.
  • Proses pencarian dokumen membutuhkan waktu.
  • Dokumen dapat rusak akibat air, api, usia, atau kondisi penyimpanan.
  • Dokumen lebih mudah terselip atau salah ditempatkan.
  • Proses distribusi dokumen antarbagian menjadi kurang praktis.
  • Pengelolaan dokumen sulit dilakukan ketika perusahaan memiliki banyak cabang atau lokasi.

Dengan melakukan digitalisasi arsip, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan terhadap dokumen fisik dan mulai membangun sistem pengelolaan arsip yang lebih terstruktur.

Manfaat Digitalisasi Arsip bagi Perusahaan

Digitalisasi arsip dapat memberikan berbagai manfaat dalam aktivitas operasional perusahaan.

1. Menghemat Ruang Penyimpanan

Arsip fisik dalam jumlah besar membutuhkan ruangan, lemari, dan fasilitas penyimpanan lainnya.

Setelah didigitalisasi, dokumen dapat disimpan secara elektronik sehingga kebutuhan terhadap ruang penyimpanan fisik dapat dikurangi.

2. Mempermudah Pencarian Dokumen

Salah satu kendala dalam pengelolaan arsip fisik adalah proses mencari dokumen tertentu.

Dengan arsip digital yang dikelola secara terstruktur, pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan informasi tertentu tanpa harus mencari satu per satu dari tumpukan arsip fisik.

Jika proses digitalisasi menggunakan teknologi seperti OCR (Optical Character Recognition), informasi yang terdapat dalam dokumen hasil scanning juga dapat diproses agar lebih mudah dicari.

3. Mengurangi Risiko Kerusakan Dokumen

Dokumen fisik dapat mengalami kerusakan karena berbagai faktor, seperti air, api, kelembapan, usia dokumen, maupun kesalahan dalam penyimpanan.

Dengan memiliki salinan digital, perusahaan memiliki bentuk digital dari dokumen yang dapat dikelola dan disimpan menggunakan sistem yang sesuai.

4. Mempermudah Akses Dokumen

Dokumen digital dapat diakses oleh pengguna yang memiliki izin tanpa harus mencari dokumen fisik di ruang arsip.

Hal ini dapat membantu karyawan ketika membutuhkan dokumen untuk pekerjaan, proses administrasi, maupun kebutuhan operasional lainnya.

5. Mendukung Pengelolaan Dokumen Secara Terpusat

Setelah dokumen didigitalisasi, perusahaan dapat mengelolanya dalam satu sistem yang terpusat.

Dengan demikian, dokumen tidak harus tersebar di berbagai komputer atau folder pribadi karyawan.

Bagaimana Proses Digitalisasi Arsip?

Proses digitalisasi arsip sebaiknya dilakukan secara terencana agar dokumen yang dihasilkan dapat digunakan dan dikelola dengan baik.

Secara umum, prosesnya dapat dilakukan melalui beberapa tahapan berikut.

1. Identifikasi dan Seleksi Dokumen

Langkah pertama adalah menentukan dokumen apa saja yang akan didigitalisasi.

Perusahaan dapat menentukan prioritas berdasarkan jenis dokumen, tingkat kepentingan, frekuensi penggunaan, kondisi fisik, maupun kebutuhan masing-masing departemen.

Tahap ini penting agar proses digitalisasi memiliki ruang lingkup yang jelas.

2. Persiapan Dokumen

Dokumen fisik perlu dipersiapkan sebelum masuk ke proses scanning.

Persiapan dapat mencakup pemisahan dokumen, pengelompokan berdasarkan kategori, pemeriksaan kondisi dokumen, hingga memastikan tidak ada halaman yang tertinggal.

3. Scanning Dokumen

Dokumen kemudian dipindai menggunakan scanner untuk menghasilkan file digital.

Format dan kualitas hasil scanning perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan serta jenis dokumen yang diproses.

4. OCR dan Pengolahan Data

Untuk dokumen tertentu, hasil scanning dapat diproses menggunakan OCR.

OCR dapat membantu mengenali teks yang terdapat pada dokumen sehingga informasi di dalamnya dapat diproses dan mendukung pencarian dokumen secara digital.

5. Klasifikasi dan Pemberian Metadata

Dokumen yang sudah menjadi file digital perlu dikategorikan agar mudah dikelola.

Informasi seperti jenis dokumen, nomor dokumen, tanggal, departemen, atau informasi lainnya dapat digunakan sebagai metadata sesuai kebutuhan perusahaan.

6. Penyimpanan dan Pengelolaan

Setelah dokumen siap, file digital perlu disimpan dalam sistem yang dapat digunakan untuk mengelola arsip.

Pada tahap ini, perusahaan dapat menggunakan Document Management System agar dokumen tidak hanya disimpan, tetapi juga dapat dicari, diatur aksesnya, dikelola versinya, dan mengikuti workflow yang dibutuhkan.

7. Pemeriksaan Hasil Digitalisasi

Tahap terakhir adalah memastikan dokumen digital sesuai dengan dokumen aslinya.

Pemeriksaan dapat dilakukan untuk memastikan halaman lengkap, hasil scanning dapat dibaca, metadata sesuai, dan dokumen tersimpan pada kategori yang tepat.

Digitalisasi Arsip vs Penyimpanan File Biasa

Melakukan scanning dokumen dan menyimpan hasilnya di komputer belum tentu berarti perusahaan sudah memiliki sistem pengelolaan arsip digital yang optimal.

Ada perbedaan antara digitalisasi arsip dan sekadar menyimpan file.

Jika dokumen hanya disimpan dalam folder komputer, pengguna masih harus mengandalkan struktur folder dan nama file untuk menemukan dokumen.

Sementara itu, pengelolaan arsip digital menggunakan sistem yang terstruktur dapat memberikan kemampuan tambahan seperti pencarian, pengaturan hak akses, version control, workflow, dan pencatatan aktivitas dokumen.

Karena itu, proses digitalisasi sebaiknya tidak berhenti pada tahap scanning.

Peran Document Management System dalam Digitalisasi Arsip

Setelah arsip fisik berhasil diubah menjadi dokumen digital, perusahaan membutuhkan cara untuk mengelola dokumen tersebut.

Di sinilah Document Management System (DMS) dapat digunakan.

DMS memungkinkan perusahaan menyimpan dan mengelola dokumen secara terpusat. Dokumen hasil digitalisasi dapat dikelompokkan berdasarkan kategori dan metadata sehingga lebih mudah ditemukan.

Selain penyimpanan, DMS dapat mendukung berbagai kebutuhan pengelolaan dokumen seperti:

  • Pencarian dokumen
  • OCR
  • Pengaturan hak akses
  • Version control
  • Workflow
  • Audit trail
  • Digital signature
  • Pengelolaan arsip dan retensi

Dengan pendekatan tersebut, perusahaan tidak hanya mengubah arsip fisik menjadi file digital, tetapi juga membangun proses pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur.

Contoh Penerapan Digitalisasi Arsip di Perusahaan

Digitalisasi arsip dapat diterapkan di berbagai departemen.

Departemen HR

HR dapat melakukan digitalisasi terhadap dokumen administrasi karyawan, kontrak kerja, dan dokumen kepegawaian lainnya.

Dokumen kemudian dapat dikelola secara digital dengan hak akses yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Departemen Finance

Dokumen seperti invoice, bukti transaksi, laporan, dan dokumen pendukung lainnya dapat didigitalisasi untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian.

Departemen Legal

Dokumen kontrak, perjanjian, dan dokumen legal lainnya merupakan contoh arsip yang dapat dikelola secara digital.

Pengelolaan secara terstruktur juga membantu pengguna menemukan dokumen yang dibutuhkan ketika melakukan pemeriksaan atau proses administrasi.

Departemen Operasional

Dokumen SOP, laporan operasional, instruksi kerja, dan dokumen pendukung lainnya dapat dikelola secara digital agar lebih mudah diakses oleh pengguna yang memiliki wewenang.

MasterDMS untuk Pengelolaan Arsip Digital

Melakukan digitalisasi arsip merupakan salah satu langkah penting dalam transformasi pengelolaan dokumen perusahaan. Namun, perusahaan juga membutuhkan sistem yang dapat mengelola dokumen setelah proses digitalisasi selesai.

MasterDMS dapat digunakan sebagai solusi Document Management System untuk membantu perusahaan menyimpan, mencari, dan mengelola dokumen secara terpusat.

MasterDMS memiliki berbagai fitur untuk mendukung pengelolaan dokumen digital, seperti OCR, smart search, workflow, role-based access, version control, audit trail, digital signature, dan JRA (Jadwal Retensi Arsip).

Dengan dukungan tersebut, dokumen hasil digitalisasi dapat dikelola dalam satu sistem dan tidak hanya berhenti sebagai file hasil scanning.

Perusahaan juga dapat menyesuaikan pengelolaan dokumen berdasarkan kebutuhan departemen dan proses bisnis yang dijalankan.

Kesimpulan

Digitalisasi arsip merupakan proses mengubah arsip fisik menjadi dokumen digital agar lebih mudah disimpan, dicari, diakses, dan dikelola.

Namun, proses digitalisasi tidak seharusnya berhenti pada scanning dokumen. Hasil digitalisasi juga perlu dikelola dengan sistem yang terstruktur agar dapat memberikan manfaat dalam jangka panjang.

Dengan menggunakan Document Management System, perusahaan dapat mengelola dokumen digital secara lebih terpusat melalui fitur seperti pencarian, OCR, hak akses, workflow, version control, dan audit trail.

Bagi perusahaan yang memiliki jumlah arsip fisik yang besar dan ingin melakukan transformasi menuju pengelolaan dokumen digital, digitalisasi arsip yang disertai sistem pengelolaan dokumen yang tepat dapat menjadi bagian penting dari proses tersebut.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apa yang dimaksud dengan digitalisasi arsip?

Digitalisasi arsip adalah proses mengubah arsip atau dokumen fisik menjadi format digital agar dapat disimpan dan dikelola menggunakan sistem digital.

Apa perbedaan digitalisasi arsip dan arsip digital?

Digitalisasi arsip merupakan proses mengubah dokumen fisik menjadi format digital, sedangkan arsip digital merupakan dokumen dalam bentuk digital yang kemudian dapat disimpan dan dikelola menggunakan sistem tertentu.

Apakah semua dokumen fisik perlu didigitalisasi?

Tidak selalu. Perusahaan dapat menentukan prioritas berdasarkan kebutuhan, nilai informasi, frekuensi penggunaan, kondisi dokumen, dan kebijakan pengelolaan arsip.

Apakah hasil scanning bisa langsung dimasukkan ke Document Management System?

Bisa. Setelah melalui proses scanning dan pemeriksaan, dokumen digital dapat dimasukkan ke DMS untuk dikategorikan, diberi metadata, dan dikelola sesuai kebutuhan perusahaan.

Apa fungsi OCR dalam digitalisasi arsip?

OCR digunakan untuk mengenali teks pada dokumen hasil scanning. Teknologi ini dapat membantu membuat informasi dalam dokumen lebih mudah diproses dan dicari secara digital.

Apakah MasterDMS dapat digunakan untuk mengelola arsip hasil digitalisasi?

Ya. MasterDMS dapat digunakan untuk menyimpan dan mengelola dokumen digital serta mendukung kebutuhan seperti OCR, pencarian, workflow, hak akses, version control, audit trail, dan pengelolaan retensi arsip.

Document Management System vs Google Drive: Apa Bedanya?

Posted by MasterDMS on

Di era digital, perusahaan semakin bergantung pada penyimpanan dokumen secara online. Kontrak, invoice, laporan keuangan, dokumen HR, hingga dokumen operasional kini dapat disimpan dalam bentuk digital agar lebih mudah diakses dan tidak memenuhi ruang penyimpanan fisik.

Salah satu platform yang banyak digunakan untuk menyimpan dan berbagi dokumen adalah Google Drive. Dengan penyimpanan berbasis cloud, perusahaan dapat mengakses file dari berbagai perangkat dan membagikannya kepada anggota tim.

Namun, ketika jumlah dokumen semakin banyak dan proses bisnis semakin kompleks, perbandingan document management system vs Google Drive menjadi penting untuk menentukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Di sinilah Document Management System (DMS) memiliki peran yang berbeda. DMS dirancang secara khusus untuk membantu perusahaan mengelola dokumen sepanjang siklus hidupnya, mulai dari penyimpanan, pencarian, pengaturan akses, kontrol versi, workflow, hingga pemantauan aktivitas dokumen.

Lalu, apa sebenarnya perbedaan Document Management System vs Google Drive? Dan mana yang lebih sesuai untuk kebutuhan perusahaan?

Apa Itu Document Management System?

Document Management System atau DMS adalah sistem yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara terstruktur dalam satu platform.

DMS tidak hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan file. Sistem ini dapat membantu perusahaan mengatur bagaimana dokumen dibuat, disimpan, dicari, digunakan, diperbarui, dibagikan, hingga dikendalikan aksesnya.

Dalam lingkungan perusahaan, DMS dapat digunakan untuk mengelola berbagai jenis dokumen seperti:

  • Dokumen kontrak dan perjanjian
  • Dokumen administrasi
  • Invoice dan dokumen keuangan
  • Dokumen HR dan data karyawan
  • Dokumen operasional
  • Dokumen legal
  • Arsip perusahaan
  • Dokumen yang membutuhkan proses persetujuan

Dengan sistem yang terpusat, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada penyimpanan dokumen yang tersebar di berbagai folder dan perangkat.

Apa Itu Google Drive?

Google Drive merupakan layanan penyimpanan cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan, mengakses, mengelola, dan membagikan berbagai jenis file secara online.

Google Drive banyak digunakan karena mudah digunakan dan terintegrasi dengan berbagai layanan Google Workspace seperti Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides.

Untuk kebutuhan penyimpanan dan kolaborasi sehari-hari, Google Drive dapat menjadi solusi yang praktis.

Namun, kebutuhan perusahaan tidak selalu sebatas menyimpan dan berbagi file. Ketika perusahaan membutuhkan pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur, kontrol terhadap siklus dokumen, workflow persetujuan, serta pengelolaan arsip, pendekatan yang dibutuhkan dapat berbeda.

Document Management System vs Google Drive: Apa Perbedaannya?

Perbedaan utama antara Document Management System vs Google Drive terletak pada tujuan dan cara keduanya digunakan.

Google Drive pada dasarnya merupakan cloud storage yang dilengkapi dengan fitur kolaborasi dan berbagi file. Sementara itu, DMS dibangun dengan fokus pada pengelolaan dokumen perusahaan secara menyeluruh.

Berikut beberapa perbedaan yang perlu diperhatikan.

1. Fungsi Utama

Google Drive berfokus pada penyimpanan cloud, akses file, dan kolaborasi antar pengguna.

Sementara itu, DMS memiliki cakupan yang lebih luas. Selain menyimpan dokumen, DMS dapat membantu perusahaan mengatur struktur dokumen, metadata, hak akses, workflow, versi dokumen, hingga aktivitas pengguna.

Dengan demikian, Google Drive dapat menjadi pilihan untuk kebutuhan penyimpanan dan kolaborasi sederhana, sedangkan DMS lebih sesuai untuk perusahaan yang membutuhkan sistem pengelolaan dokumen yang terstruktur.

2. Pengelolaan Dokumen

Pada Google Drive, pengguna dapat mengatur dokumen menggunakan folder, subfolder, nama file, dan sistem sharing.

Pada DMS, dokumen dapat dikelola dengan struktur dan aturan yang lebih spesifik sesuai kebutuhan perusahaan. Dokumen dapat dikategorikan berdasarkan jenis, departemen, nomor dokumen, tanggal, status, maupun informasi lainnya.

Hal ini membantu perusahaan menjaga dokumen tetap terorganisir meskipun jumlah file terus bertambah.

3. Pencarian Dokumen

Ketika jumlah dokumen masih sedikit, mencari file melalui folder Google Drive relatif mudah.

Namun, ketika perusahaan memiliki ribuan atau bahkan lebih banyak dokumen, pencarian berdasarkan nama file atau folder dapat menjadi kurang efisien.

DMS menyediakan kemampuan pencarian yang lebih berorientasi pada dokumen. Dengan dukungan fitur seperti OCR dan metadata, pencarian dapat dilakukan dengan lebih terstruktur sehingga pengguna dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan tanpa harus membuka banyak folder.

4. Workflow dan Persetujuan Dokumen

Salah satu perbedaan penting dalam document management system vs Google Drive adalah pengelolaan alur kerja.

Dalam perusahaan, dokumen tertentu membutuhkan proses seperti:

Dibuat → Diperiksa → Disetujui → Digunakan → Diarsipkan

DMS dapat membantu mengotomatisasi workflow tersebut sehingga dokumen dapat diteruskan kepada pihak yang sesuai berdasarkan alur yang telah ditentukan.

Google Drive dapat digunakan untuk berbagi dokumen dan berkolaborasi, tetapi workflow pengelolaan dokumen perusahaan yang kompleks biasanya membutuhkan sistem yang memang dirancang untuk kebutuhan tersebut.

5. Hak Akses Dokumen

Dokumen perusahaan tidak semuanya boleh diakses oleh setiap karyawan.

Dokumen HR, misalnya, dapat memiliki tingkat akses yang berbeda dengan dokumen operasional. Begitu juga dokumen keuangan atau legal.

DMS menyediakan pengaturan role-based access sehingga hak akses dapat disesuaikan dengan peran dan kebutuhan pengguna.

Dengan pengaturan tersebut, perusahaan dapat memiliki kontrol yang lebih terstruktur terhadap siapa yang dapat melihat, mengubah, atau mengelola dokumen tertentu.

6. Version Control

Dokumen perusahaan sering mengalami perubahan. Satu dokumen dapat memiliki beberapa versi karena adanya revisi, koreksi, atau pembaruan informasi.

DMS memiliki fitur version control untuk membantu perusahaan mengelola versi dokumen tersebut.

Dengan version control, pengguna dapat mengetahui perubahan dokumen dan menghindari penggunaan dokumen lama ketika versi terbaru sudah tersedia.

7. Audit Trail

Dalam pengelolaan dokumen perusahaan, mengetahui aktivitas yang terjadi pada sebuah dokumen juga penting.

DMS menyediakan audit trail untuk membantu perusahaan memantau aktivitas pengguna terhadap dokumen, seperti perubahan atau aktivitas pengelolaan lainnya.

Fitur ini dapat membantu perusahaan meningkatkan kontrol dan transparansi dalam pengelolaan dokumen.

Mengapa Google Drive Saja Tidak Selalu Cukup untuk Perusahaan?

Dalam pembahasan document management system vs Google Drive, kebutuhan perusahaan menjadi salah satu faktor utama yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih solusi pengelolaan dokumen.

Namun, kebutuhan pengelolaan dokumen perusahaan dapat berkembang seiring bertambahnya jumlah dokumen dan pengguna.

Beberapa kondisi yang menunjukkan perusahaan mulai membutuhkan sistem pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur antara lain:

  • Dokumen tersebar di banyak folder atau platform.
  • Karyawan membutuhkan waktu lama untuk menemukan dokumen tertentu.
  • Banyak dokumen memiliki beberapa versi.
  • Dokumen membutuhkan proses approval yang jelas.
  • Perusahaan membutuhkan pengaturan hak akses berdasarkan jabatan atau departemen.
  • Aktivitas terhadap dokumen perlu dipantau.
  • Perusahaan mulai melakukan digitalisasi arsip fisik.
  • Jumlah dokumen terus bertambah setiap tahun.

Dalam kondisi seperti ini, menggunakan cloud storage saja mungkin belum cukup untuk mengelola seluruh siklus dokumen perusahaan.

Kapan Perusahaan Membutuhkan Document Management System?

Tidak semua perusahaan harus langsung menggunakan DMS. Pemilihan sistem sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan dan kompleksitas pengelolaan dokumen.

Dalam menentukan pilihan document management system vs Google Drive, perusahaan perlu mempertimbangkan jumlah dokumen, kebutuhan akses, proses persetujuan, serta tingkat kontrol yang diperlukan.

DMS mulai menjadi pilihan yang relevan ketika perusahaan membutuhkan:

Pengelolaan Arsip yang Terstruktur

Perusahaan memiliki banyak dokumen yang harus disimpan dan dikelola berdasarkan kategori, jenis dokumen, periode, maupun kebutuhan departemen.

Pencarian Dokumen yang Lebih Cepat

Karyawan tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencari dokumen melalui folder yang jumlahnya semakin banyak.

Kontrol Akses yang Lebih Terarah

Dokumen tertentu hanya dapat diakses oleh pengguna atau departemen yang memiliki wewenang.

Workflow Dokumen

Dokumen dapat mengikuti alur pemeriksaan dan persetujuan yang telah ditentukan perusahaan.

Pengendalian Versi Dokumen

Perusahaan dapat mengelola revisi dokumen dan mengurangi risiko penggunaan versi yang sudah tidak berlaku.

Pengelolaan Arsip Digital

Dokumen fisik yang telah melalui proses digitalisasi dapat dikelola dalam satu sistem sehingga lebih mudah dicari dan digunakan.

Contoh Penerapan Document Management System di Perusahaan

DMS dapat digunakan oleh berbagai departemen dengan kebutuhan dokumen yang berbeda.

1. Departemen HR

HR dapat menggunakan DMS untuk mengelola dokumen seperti kontrak kerja, dokumen administrasi karyawan, dan dokumen terkait kepegawaian.

Dengan pengaturan hak akses, dokumen tertentu dapat dibatasi hanya untuk pengguna yang berwenang.

2. Departemen Finance

Departemen finance dapat mengelola invoice, dokumen transaksi, laporan, dan dokumen pendukung lainnya secara digital.

Dokumen juga dapat mengikuti workflow tertentu sebelum digunakan atau disetujui.

3. Departemen Legal

Departemen legal biasanya menangani berbagai dokumen penting seperti kontrak dan perjanjian.

DMS dapat membantu mengelola dokumen tersebut secara terpusat sekaligus memudahkan pencarian dan pengendalian versi.

4. Departemen Operasional

Dokumen SOP, instruksi kerja, laporan operasional, hingga dokumen pendukung aktivitas perusahaan dapat dikelola melalui DMS.

Hal ini membantu memastikan pengguna mengakses dokumen yang sesuai dan terbaru.

MasterDMS sebagai Solusi Document Management System untuk Perusahaan

Jika perusahaan membutuhkan sistem yang lebih dari sekadar penyimpanan file, MasterDMS dapat menjadi salah satu solusi Document Management System yang dapat dipertimbangkan.

MasterDMS dirancang untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara terpusat dengan berbagai fitur pendukung seperti OCR, smart search, workflow, role-based access, version control, audit trail, digital signature, dan JRA (Jadwal Retensi Arsip).

Dengan sistem tersebut, perusahaan dapat mengelola dokumen mulai dari proses penyimpanan hingga pengelolaan arsip secara lebih terstruktur.

MasterDMS juga dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan industri dan departemen, sehingga pengelolaan dokumen dapat disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan.

Untuk perusahaan yang sedang melakukan transformasi digital atau ingin meningkatkan pengelolaan arsip, penggunaan DMS dapat menjadi langkah untuk membangun sistem dokumentasi yang lebih terorganisir.

Kesimpulan

Dengan memahami perbedaan document management system vs Google Drive, perusahaan dapat menentukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan pengelolaan dokumen dan proses bisnisnya.

Melalui perbandingan document management system vs Google Drive, perusahaan dapat melihat bahwa kebutuhan penyimpanan dokumen tidak selalu sama dengan kebutuhan pengelolaan dokumen secara menyeluruh.

Google Drive cocok untuk kebutuhan penyimpanan cloud, berbagi file, dan kolaborasi yang praktis. Sementara itu, Document Management System dirancang khusus untuk perusahaan yang membutuhkan pengelolaan dokumen secara lebih terstruktur.

Jika perusahaan hanya membutuhkan tempat menyimpan dan berbagi file, Google Drive dapat menjadi pilihan yang cukup.

Namun, apabila perusahaan membutuhkan workflow dokumen, kontrol versi, pengaturan hak akses, pencarian dokumen yang lebih terstruktur, audit trail, OCR, hingga pengelolaan arsip, DMS dapat memberikan kemampuan yang lebih sesuai.

Dengan memilih sistem yang tepat, perusahaan tidak hanya memindahkan dokumen dari bentuk fisik ke digital, tetapi juga membangun proses pengelolaan dokumen yang lebih terkontrol dan efisien.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apa perbedaan utama Document Management System dan Google Drive?

Google Drive merupakan layanan cloud storage dan kolaborasi, sedangkan DMS dirancang khusus untuk mengelola dokumen perusahaan secara menyeluruh, termasuk workflow, version control, hak akses, audit trail, dan pengelolaan arsip.

Apakah Google Drive bisa digunakan untuk perusahaan?

Bisa. Google Drive dapat digunakan perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi pada file. Namun, untuk kebutuhan pengelolaan dokumen yang lebih kompleks, perusahaan dapat mempertimbangkan DMS.

Apakah Document Management System hanya untuk perusahaan besar?

Tidak. DMS dapat digunakan oleh perusahaan dengan berbagai skala selama memiliki kebutuhan pengelolaan dokumen yang terstruktur.

Apakah dokumen fisik bisa dimasukkan ke dalam Document Management System?

Bisa. Dokumen fisik dapat melalui proses digitalisasi atau scanning terlebih dahulu, kemudian hasil digitalnya dapat dikelola menggunakan DMS.

Apakah MasterDMS bisa digunakan untuk mengelola arsip digital?

Ya. MasterDMS dirancang untuk membantu perusahaan menyimpan, mencari, mengelola, dan mengontrol dokumen serta arsip secara digital.

jual software dms

7 Tips Memilih Jual Software DMS Terbaik untuk Perusahaan

Posted by Fajar Habibie on

7 Tips Memilih Vendor Jual Software DMS Terbaik untuk Perusahaan

Pernahkah Anda menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk mencari satu lembar kontrak fisik di tumpukan lemari kantor? Atau mungkin tim Anda pernah panik karena kehilangan dokumen perusahaan yang sangat krusial? Tumpukan dokumen kertas yang berantakan tidak hanya memakan ruang penyimpanan yang berharga, tetapi juga membunuh efisiensi kerja. Di era digital saat ini, mempertahankan metode pengarsipan manual adalah sebuah risiko besar bagi kelangsungan bisnis.

Ketika skala perusahaan membesar, kebutuhan untuk beralih ke sistem digital tak lagi bisa ditunda. Di sinilah banyak pemilik bisnis mulai mencari pihak yang jual software dms untuk merapikan kekacauan tersebut. Mengubah dokumen fisik menjadi format digital adalah langkah awal yang sangat penting. Solusinya? Anda membutuhkan platform canggih seperti MasterDMS yang dirancang khusus untuk mempermudah pencarian, meningkatkan keamanan, dan mengotomatiskan alur kerja korporat Anda. Mari kita pelajari bagaimana cara memilih sistem yang tepat untuk bisnis Anda.

Apa Itu DMS (Document Management System)?

Secara sederhana, definisi dari sistem ini sangatlah praktis. Document Management System adalah sebuah perangkat lunak (software) yang digunakan untuk menerima, melacak, mengelola, dan menyimpan dokumen secara digital. Tujuan utama dms ini adalah untuk mengurangi penggunaan kertas dan memastikan bahwa informasi berharga mudah diakses kapan saja dibutuhkan.

Sebuah aplikasi document management system modern tidak hanya sekadar tempat menyimpan dokumen, tetapi juga platform kolaborasi. Sistem dms memiliki fitur pintar yang membantu perusahaan dalam mengelola dokumen, mengontrol hak akses, hingga melacak riwayat perubahan versi dokumen secara akurat.

7 Tips Memilih Document Management System Terbaik

Memilih document management software yang tepat bisa menjadi tantangan tersendiri. Agar tidak salah pilih vendor, berikut adalah 7 langkah praktis saat Anda menyeleksi aplikasi manajemen dokumen untuk perusahaan:

1. Pahami Kebutuhan Spesifik Bisnis Anda

Sebelum mencari rekomendasi document management software, pahami dulu apa yang sebenarnya dibutuhkan tim Anda. Apakah Anda butuh dms terukur untuk sekadar menyimpan arsip digital, atau Anda membutuhkan workflow persetujuan yang kompleks? Memilih document management harus selalu diselaraskan dengan proses bisnis yang berjalan.

2. Evaluasi Fitur Keamanan dan Hak Akses

Keamanan data adalah prioritas utama. Software manajemen dokumen yang Anda pilih harus dilengkapi fitur kontrol hak akses yang ketat. Pastikan platform tersebut mampu membatasi siapa saja yang bisa melihat, mengedit, atau menghapus jenis dokumen tertentu. Ini sangat krusial untuk memenuhi standar regulasi perusahaan.

3. Periksa Kemampuan Integrasi (CRM, ERP, dll)

Sebuah solusi dms yang baik harus bisa “berkomunikasi” dengan sistem lain. Saat memilih dms, pastikan ia dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain seperti CRM atau project management software yang sudah digunakan oleh perusahaan. Integrasi ini akan mempermudah sinkronisasi data dan transaksi antar departemen.

4. Pertimbangkan Document Management System Berbasis Cloud

Di era kerja fleksibel, memilih document management system berbasis cloud adalah solusi terbaik. Sistem ini memungkinkan dokumen digital Anda mudah diakses dari berbagai lokasi tanpa harus membangun infrastruktur server sendiri. Ini akan sangat menghemat biaya operasional IT Anda.

5. Pastikan Ada Fitur Kontrol Versi (Version Control)

Dalam kolaborasi tim, satu file bisa direvisi berulang kali. Dms software yang mumpuni harus bisa melacak siapa yang melakukan perubahan dan kapan itu terjadi. Kontrol versi mencegah kebingungan akibat duplikasi file, sehingga Anda selalu bekerja dengan versi dokumen terbaik dan paling mutakhir.

6. Otomatisasi Alur Kerja (Workflow)

Pilihlah document management software yang dilengkapi dengan berbagai fitur otomatisasi. Alur kerja atau workflow yang otomatis akan sangat membantu bisnis dalam mempercepat proses persetujuan (approval) berjenjang, sehingga efisiensi waktu kerja meningkat drastis.

7. Perhatikan Kemudahan Penggunaan (User Friendly)

Percuma memiliki software document management yang canggih jika staf Anda kesulitan menggunakannya. Pastikan antarmuka (UI/UX) software ini sangat sederhana namun kuat, sehingga proses implementasi software di internal perusahaan bisa berjalan cepat tanpa penolakan dari karyawan.

Manfaat Implementasi Document Management System

Melakukan implementasi document management system membawa dampak positif yang masif. Manfaat document management system yang paling utama adalah kemampuannya dalam meningkatkan efisiensi operasional.

Beberapa manfaat dms lainnya meliputi:

  • Penghematan Ruang Penyimpanan: Menyingkirkan tumpukan dokumen kertas dan mengubahnya menjadi arsip digital yang rapi. Untuk dokumen fisik yang masih wajib dipertahankan secara hukum, Anda dapat mengombinasikan sistem digital ini dengan layanan logistik penyimpanan eksternal yang aman, seperti Gudang Arsip.

  • Pencarian Cepat: Membantu perusahaan mencari dokumen hanya dalam hitungan detik berkat sistem indeks yang terstruktur.

  • Kesiapan Audit: Mempermudah proses audit karena semua data dan histori transaksi terekam jelas, memastikan kepatuhan terhadap regulasi.

Manfaat implementasi document management system ini secara langsung akan memangkas biaya administrasi dan mencegah risiko kehilangan data akibat bencana atau human error.

Mengapa Google Drive Saja Tidak Cukup untuk Menyimpan Dokumen?

Banyak perusahaan kecil merasa google drive sudah cukup. Memang, google drive berguna untuk sekadar menyimpan file ringan. Namun, untuk skala enterprise, Anda butuh lebih dari itu. Google drive tidak memiliki fitur audit trail yang detail, alur persetujuan tingkat lanjut, dan pembatasan hak akses berjenjang yang ketat seperti pada sistem manajemen dokumen profesional. Untuk mengelola dokumen perusahaan yang sensitif, Anda membutuhkan platform yang dirancang khusus untuk kepatuhan (compliance).

Contoh Penerapan DMS dan Rekomendasi Solusi

Sebagai contoh penerapan dms, bayangkan divisi HR yang harus mengelola ribuan kontrak karyawan. Dengan dms, HR dapat mengatur agar kontrak yang sudah habis masa berlakunya memberikan notifikasi otomatis. Atau divisi keuangan yang bisa mengirim invoice untuk disetujui direktur hanya dengan satu klik melalui sistem workflow.

Jika Anda sedang mencari rekomendasi document management system yang andal, Anda butuh document management system untuk mengelola aset informasi Anda secara profesional. Salah satu bentuk software arsip yaitu software dms yang sangat kami rekomendasikan adalah MasterDMS. Sebagai salah satu perangkat lunak terbaik di Indonesia, MasterDMS hadir sebagai solusi manajemen dokumen terpadu yang siap menyesuaikan dengan skala bisnis Anda.

Kesimpulan

Di era digital, kecepatan dan keamanan informasi adalah penentu daya saing. Implementasi dms bukan lagi barang mewah, melainkan kebutuhan dasar untuk bertahan. Dengan menerapkan rekomendasi document management yang tepat, pengelolaan dokumen Anda akan jauh lebih terstruktur.

Tinggalkan cara lama yang tidak efisien! Segera amankan aset informasi bisnis Anda dan tingkatkan produktivitas tim. Kunjungi beranda kami di MasterDMS sekarang juga untuk menjadwalkan demo gratis dan temukan bagaimana sistem kami dapat merevolusi cara Anda bekerja!

(Ingin tahu lebih lanjut tentang strategi digitalisasi dan integrasi alur kerja? Baca juga panduan internal kami di artikel: Cara Sukses Migrasi Arsip Fisik ke Digital di Perusahaan Anda)

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apa perbedaan utama antara penyimpanan cloud biasa dengan DMS

 Penyimpanan biasa (seperti Dropbox/Google Drive) hanya berfungsi sebagai folder online. Sedangkan sistem dms memiliki fitur pelacakan (audit trail), otomatisasi workflow, kontrol versi, dan pengaturan keamanan akses yang sangat ketat sesuai standar regulasi perusahaan.

2. Apakah implementasi DMS memakan waktu lama?

Lama implementasi sangat bergantung pada jumlah data dan kompleksitas workflow perusahaan Anda. Namun, dengan vendor yang tepat dan UI yang ramah pengguna, proses transisi dan pelatihan karyawan dapat diselesaikan dalam beberapa minggu saja.

3. Apakah dokumen lama yang masih berbentuk fisik bisa dimasukkan ke DMS?

Tentu saja. Tahap awal biasanya melibatkan proses scanning (alih media) di mana dokumen fisik diubah menjadi format digital, kemudian diunggah dan diindeks secara terstruktur ke dalam aplikasi document management system software.

 

 

 

software arsip

7 Kriteria Software Arsip Terbaik untuk Pengelolaan Dokumen

Posted by Fajar Habibie on

Tumpukan dokumen fisik yang berantakan di kantor sering kali memaksa karyawan membuang waktu berjam-jam hanya untuk mencari dokumen penting yang terselip. Memanfaatkan software arsip bukan sekadar memindahkan kertas ke layar komputer, melainkan membangun ekosistem operasional di mana setiap data dapat dilacak, diamankan, dan ditarik kembali dalam hitungan detik. Alih-alih terus terjebak dalam masalah administrasi konvensional, Anda dapat langsung mengintegrasikan seluruh arsip perusahaan ke dalam platform pengelolaan terpusat seperti MasterDMS.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Aplikasi Arsip Digital Saat Ini?

Secara fundamental, aplikasi arsip digital adalah sistem yang dirancang untuk menangkap, memantau, dan menyimpan file perusahaan secara elektronik. Sementara itu, arsip digital adalah dokumen yang telah dialihmediakan dari wujud fisik maupun digital murni ke dalam wadah pangkalan data (database).

Lalu, mengapa bisnis membutuhkan aplikasi arsip digital? Di era digital ini, transformasi digital dalam bisnis membuat volume data arsip perusahaan membengkak tajam. Jika Anda masih mengandalkan arsip manual, staf akan sangat kesulitan saat mencoba menemukan dokumen atau mengakses dokumen lama. Oleh sebab itu, arsip digital adalah solusi terbaik karena aplikasi arsip digital hadir untuk menyederhanakan birokrasi, meningkatkan efisiensi, dan memastikan efisiensi kerja harian tetap optimal. Singkatnya, instansi modern membutuhkan aplikasi arsip digital untuk bertahan dari kompetisi.

Apa Saja Fitur Utama Aplikasi Arsip yang Wajib Ada?

Sebagai penyedia jasa berpengalaman di bidang kearsipan B2B, kami menilai bahwa peralihan menuju sistem digital harus memberikan perbedaan yang kentara dari metode lama.

Kriteria Manajerial Sistem Arsip Manual Software Arsip Digital
Ruang Penyimpanan Membutuhkan lemari dan gudang fisik yang luas. Menggunakan server atau basis cloud yang ringkas.
Pencarian Dokumen Memakan waktu berjam-jam untuk membongkar map. Ditemukan dalam hitungan detik melalui keyword.
Keamanan Dokumen Rentan rusak akibat cuaca, rayap, dan bencana alam. Terdapat backup otomatis dan data terenkripsi.
Akses dan Kolaborasi Harus berada di lokasi yang sama untuk melihat file. Dapat dilihat dari mana saja melalui koneksi internet.

Untuk menjalankan pengarsipan digital yang efektif, berikut adalah fitur utama aplikasi arsip (serta fitur utama yang wajib dimiliki oleh sebuah software arsip digital):

  • Fitur Pencarian Pintar: Sangat krusial untuk pencarian arsip dan pencarian dokumen instan.

  • Kontrol Akses Berbasis Peran: Sebuah kontrol akses (Role-Based Access Control) memastikan keamanan dokumen terjamin dengan membatasi siapa yang boleh melihat atau mengedit file.

  • Manajemen Retensi: Fitur aplikasi ini secara otomatis memantau jadwal retensi arsip sesuai dengan pedoman arsip nasional republik indonesia.

  • Sistem Berbagi Pakai: Memungkinkan karyawan berbagi dokumen dan berkolaborasi jarak jauh tanpa harus menggandakan file secara fisik.

Baca Juga : 7 Manfaat Solusi Alih Media Arsip untuk Perusahaan

7 Tips Memilih Aplikasi Arsip Digital untuk Kebutuhan Bisnis

Memilih platform yang salah justru bisa menghambat laju operasional. Berikut adalah 7 tips memilih aplikasi arsip digital yang wajib Anda terapkan:

1. Pahami Kebutuhan Operasional:

Sesuaikan pilihan dengan kebutuhan bisnis dan jenis dokumen yang sering diproses. Jenis aplikasi yang dipilih harus sanggup mengelola dokumen bisnis spesifik Anda.

2. Evaluasi Kapasitas:

Pastikan platform memiliki kapasitas penyimpanan (ruang penyimpanan) yang bisa terus diperbesar seiring waktu.

3. Prioritaskan Keamanan:

Aplikasi kearsipan harus memiliki tingkat keamanan dokumen yang tinggi dan mampu menjaga arsip secara terstruktur.

4. Pilih Akses Fleksibel:

Penggunaan aplikasi berbasis cloud (atau aplikasi web) sangat disarankan agar dokumen lebih mudah ditarik dan sangat mudah diakses oleh tim dari luar kota.

5. Perhatikan Fitur Organisasi:

Sistem harus memiliki fitur untuk mengatur dan menyusun arsip serta memfasilitasi pengarsipan dokumen berbasis metadata.

6. Kemampuan Integrasi:

Pastikan sistem mampu mengelola dokumen secara digital dan terhubung dengan aplikasi pengarsipan dokumen lain (seperti software ERP atau CRM internal).

7. Dukungan Vendor:

Pilih penyedia aplikasi yang terpercaya, memberikan edukasi penggunaan aplikasi, serta memberikan dukungan penuh selama masa digitalisasi arsip.

Baca Juga : 7 Fitur Aplikasi Penyimpanan Arsip Digital untuk Perusahaan

Rekomendasi Aplikasi Arsip dan Contoh Aplikasi Arsip

Jika Anda membaca ulasan internet mengenai 9 aplikasi arsip digital terbaik, Anda pasti akan menemukan nama-nama ekosistem Google seperti Google Drive dan Google Docs. Tentu, contoh aplikasi arsip publik semacam Google Drive sangat populer untuk menyimpan dokumen ringan. Google Docs juga sangat membantu untuk mengelola dokumen secara kolaboratif.

Namun, aplikasi publik tersebut seringkali tidak memadai untuk arsip dokumen atau dokumen perusahaan berskala besar. Anda butuh perangkat lunak khusus karena aplikasi arsip adalah sistem yang wajib memiliki rekam jejak (audit trail) yang kuat. Untuk kepentingan arsip digital untuk bisnis, Anda memerlukan rekomendasi aplikasi arsip digital yang bertindak sebagai document management system (DMS) terpusat.

Sebagai jawaban atas rekomendasi aplikasi arsip terbaik, MasterDMS hadir sebagai aplikasi arsip digital terbaik sekaligus arsip digital terbaik di indonesia. Perangkat lunak ini dirancang khusus untuk memfasilitasi pengelolaan arsip digital, mempermudah perusahaan mengakses dan mengelola arsip digital secara real-time, serta menerapkan sistem manajemen dokumen yang sangat ketat (compliance).

Selain itu, jika Anda masih memiliki tumpukan arsip fisik yang memiliki kekuatan hukum dan belum boleh dimusnahkan, Anda dapat mempercayakan penyimpanan arsip dan logistik pengelolaan dokumen (records management) eksternal Anda kepada layanan profesional dari Gudang Arsip.

(Ingin mengetahui cara merombak manajemen kertas Anda secara sistematis? Baca panduan internal kami di artikel: Strategi Sukses Membangun E-Arsip untuk Perusahaan)

Tingkatkan produktivitas tim dan amankan aset informasi instansi Anda sekarang juga! Beralihlah ke MasterDMS untuk mendapatkan pengelolaan arsip dan sistem pengarsipan dokumen berkelas enterprise yang dirancang untuk memajukan masa depan manajemen arsip serta keseluruhan manajemen dokumen bisnis B2B Anda!

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apa perbedaan antara E-Arsip dan Cloud Storage biasa?

E-arsip atau Document Management System dirancang dengan fitur spesifik untuk kepatuhan hukum korporat (seperti audit trail, pembatasan wewenang berjenjang, dan manajemen retensi), sedangkan cloud storage biasa hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan data (folder) umum.

2. Apakah file lama yang masih berupa kertas bisa dimasukkan ke dalam sistem?

Tentu saja. Anda hanya perlu melakukan proses scanning (alih media) terlebih dahulu. Setelah berubah menjadi arsip elektronik, file tersebut dapat diunggah dan diindeks ke dalam sistem arsip pintar agar mudah dicari.

3. Seberapa aman data perusahaan jika disimpan di aplikasi berbasis Cloud?

Sangat aman. Penyedia perangkat lunak profesional selalu membekali server mereka dengan protokol enkripsi militer, pencadangan otomatis (back-up multi-lokasi), dan pengawasan ketat untuk menangkal berbagai serangan siber.

 

Jasa Scan Dokumen A3 Murah Bekasi

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A3 murah Bekasi, dengan menggunakan peralatan dan sumberdaya terbaik, kami akan melakukan pemindaian dokumen untuk ukuran A3 dalam jumlah berapapun yang Anda butuhkan. Berbagai format hasil yang Anda inginkan akan lebih bermanfaat pada berbagai keperluan, back up data, document management system maupun yang lain.

Kami hadir di kota Bekasi, harga murah yang kami tawarkan untuk proses scan dokumen A3 akan membeikan kualitas image yang prima. Kami adalah distributor tunggal scanner contex, teknologi canggih yang kami gunakan akan memberikan kepuasan bagi customer.

hardware_jasa scan dokumen A3 murah bekasi

Pada era globalisasi saat ini menunjukkan bahwa gaya penggunaan dokumen sudah bergeser dari dokumen kertas menjadi dokumen digital, proses ini disebut juga dengan digitalisasi arsip. Berbagai metode dilakukan guna penataan arsip secara baik , seperti dengan menscan dokumen.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A1 Murah Bekasi

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A1 murah Bekasi, mendigitalisasikan dokumen Anda sangatlah penting untuk menunjang peningkatan produktifitas, efektifitas serta efisiensi dalam pekerjaan. Kami menawarkan jasa scan dokumen – jasa alih media dokumen A1, dengan mengkonversi dokumen tercetak Anda menjadi dokumen digital yang mengacu pada format standar pertukaran data.

hardware_jasa scan dokumen A1 murah bekasi

Untuk memudahkan pencarian, disediakan sistem manajemen dokumen untuk mempermudah proses pencarian dokumen hasil scanning yang ada. Di dalam sistem manajemen dokumen tersebut terdapat software arsip yang dirancang khusus untuk pengelolaan arsip agar tertata dan tersimpan dengan baik.

Sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen disetiap life cycle dokumen tersebut. Document management system menghandle dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut dalam bentuk draft sampai pada proses pemusnahan dokumen.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A4 Murah Depok

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A4 murah Depok, Kami dari MasterDMS Solution melayani jasa scan dokumen A4 murah di kota Depok. Untuk Anda yang memerlukan jasa scan dokumen jangan ragu untuk menghubungi kami, silahkan berkonsultasi terlebih dahulu mengenai masalah lama pengerjaan, jumlah dokumen maupun masalah biaya scan.

hardware_jasa scan dokumen murah A4 depok

Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalkan resiko-resiko yang mungkin terjadi, seperti dokumen rusak, hilang dan sebagainya. Selain mengubah bentuk dokumen, dalam penataan dokumen digital juga perlu di manage dengan document management system yang tepat.

Serahkan urusan jasa scan dokumen Anda pada kami, kami menerima orderan perorangan, perusahaan maupun satuan dengan harga yang relatif murah dan pengerjaan yang cepat serta hasil yang memuaskan.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A0 Murah Tangerang

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A0 murah Tangerang, MasterDMS Solution adalah penyedia solusi dalam hal layanan pengerjaan scanning, untuk perkantoran maupun personal, baik dalam jumlah besar maupun satuan. Untuk memudahkan layanan kepada pihak yang membutuhkan, kami hadir dikota Tangerang.

Kami menyediakan jasa scan dokumen A0 murah dengan hasil image yang prima. Kami menggunakan teknologi canggih dengan high speed, berikut perangkat scanner yang kami gunakan dalam jasa scan dokumen :

hardware_jasa scan dokumen A0 murah tangerang

Proses konversi dokumen hanyalah salah satu langkah awal didalam tahapan menuju kantor digital (Digital Office). Biasanya dokumen kertas perlu di-scan untuk menghasilkan dokumen digital. Bagi perusahaan yang memiliki dokumen dalam jumlah besar, melakukan proses scan dokumen tentu akan sangat menyita waktu, sumber daya dan juga biaya yang tinggi.

Oleh sebab itu, selain menyediakan jasa scan dokumen, MasterDMS Solution sebagai penyedia solusi arsip, juga menyediakan layanan dokumen management system. Customer tidak perlu pusing memikirkan bagaimana melakukan proses scan dokumen, kami yang akan melakukan dan memberikan hasilnya kepada customer.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A0

Posted by MasterDMS on

Jasa Scan Dokumen A0, Jasa Scan Dokumen A0 untuk proses scan dokumen dibutuhkan alat berupa scanner, kami sebagai distributor tunggal contex untuk scanner A0 & A1 (large format) dan juga distributor A4. Ini merupakan invoasi canggaih pada era digitalisasi, sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Kelancaran pelaksanaan berbagai fungsi instansi pemerintahan maupun swasta dalam penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat merupakan manfaat besar dari adanya teknologi digitalisasi.

Hardware yang kami gunakan dalam proses scanning.

hardware_jasa scan dokumen A0

Dengan harga yang murah Anda sudah dapat menerima hasil dengan format yang dibutuhkan dan kualitas image yang maksimal. Selain jasa scan kami juga menyediakan software Arsip yaitu Software DMS. Alur dari software ini sangat sederhana, mulai dari proses scanning dokumen setelah proses tersebut maka softcopy akan disimpan di software DMS lalu selanjutnya dapat diakses melalui mobile, dekstop dan browser.

Berikut proses document management system dalam jasa scan dokumen A4 sampai A0:

process document managemen system_jasa scan dokumen A0

Sebagai penyedia jasa scan dokumen/alih media, harga dari software tersebut relatif terjangkau dengan berbagai fitur didalamnya. Penataan arsip yang baik dan tepat akan menciptakan suasana kerja yang nyaman karena tidak ada dokumen yang berserakan dan tumpukan dokumen di meja.

Percayakan proses ini kepada kami dan kami akan membantu perusahaan Anda menuju era digitalisasi.

Informasi selengkapnya dapat menghubungi kontak yang tertera di website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A1

Posted by MasterDMS on

Jasa Scan Dokumen A1, Jasa Scan Dokumen A1 waktu adalah sesuatu yang berharga. Document Management System hadir untuk memberikan solusi yang berhubungan dengan jasa scan dokumen software arsip. Pesatnya perkembangan teknologi kebutuhan akan pengelolaan data yang cepat, akurat, mudah dan praktis adalah suatu tuntutan.

Solusi arsip yang terbaik adalah dengan digitalisasi arsip yang sudah bisa dirasakan manfaatnya. Kami adalah distributor tunggal scanner contex untuk ukuran A0 & A1 (large format) dan juga distributor scanner A4, dengan high speed memungkinkan tidak terjadi antri pada proses scanning.

Hardware yang kami gunakan dalam proses scanning dokumen:

hardware_jasa scan dokumen A3

Berbagai metode dilakukan guna penataan arsip secara baik seperti dengan menscan dokumen, jasa scan dokumen sangat dibutuhkan bagi suatu perusahaan atau instansi yang belum menyediakan alat scanner untuk dokumen. Proses dalam jasa scan dokumen :

process document managemen system_jasa scan dokumen A3

Sebagai penyedia jasa scan dokumen murah untuk ukuran A4 sampai ukuran A0, sudah dapat memberikan hasil yang maksimal. Semakin berkembangnya jasa scan dokumen menuntut kami untuk terus update mengenai teknologi dalam bidang kearsipan agar hasilnya tidak mengecewakan customer. Karena kepuasan customer merupakan wujud keberhasilan kami dalam jasa scan dokumen.

Informasi selengkapnya bisa menghubungi kontak kami di website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id