Software Arsip

Posted by MasterDMS on

Software Arsip, Software Arsip sistem pengarsipan modern wajib dimiliki oleh semua instansi lembaga baik itu pemerintahan, perusahaan swasta, serta instansi lainnya. Kini kami hadirkan software arsip siap digunakan yang mengakomodir berbagai teori pengarsipan, yang dapat digunakan untuk memanajamen arsip secara komprehensif untuk instansi, lembaga atau organisasi yaitu DMS (document management system).

Software ini didesain sesederhana mungkin agar mudah digunakan dalam proses pengarsipan sehari-hari. Dalam penggunaan software ini maka proses pengarsipan  tidak membutuhkan waktu yang lama dan pada software ini dilengkapi dengan sistem proteksi sehingga arsip/dokumen yang tersimpan akan utuh dan aman.

Alur dari software ini sangat sederhana, mulai dari dokumen yang akan discan setelah proses scan selesai softcopy dari dokumen akan disimpan di software tersebut terlebih dahulu  lalu bisa diakses melalui mobile, dekstop dan browser.

DMS (documen management system) ini dilengkapi dengan fitur OCR dan DMR sehingga bisa menyesuaikan alur kerja perusahaan (WORKFLOW). Software ini juga membantu suatu organisasi atau instansi dengan efisien dan sistematis mengendalikan penciptaan, receiption, pemeliharaan arsip termasuk proses untuk mengcapture dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk catatan.

Secara global manfaat implementasi sistem informasi manajemen arsip digital ini adalah :

  • Menghemat biaya duplikasi data
  • Adanya manajemen / SOP dokumen atau arsip yang efektif dan efisien
  • MEningkatkan kinerja tim dengan adanya respon yang cepat serta tracking yang jelas
  • Terbentuknya database arsip yang efektif dan efisien

Oleh karena itu untuk mendukung hal-hal diatas kami tawarkan software arsip yaitu DMS (document management system). Semakin pesatnya perkembangan teknologi kebutuhan akan pengelolaan data yang cepat, akurat, mudah dan praktis adalah suatu tuntuan. Langkah suatu instansi atau oraganisasi untuk melakukan pengelolaan data kearsipan dengan dukungan sistem modern dan sesuai adalah hal yang tepat. Didukung oleh media dan alat yang canggih dan tepat maka harapan dan tujuan peningkatan kualitas dari pengelolaan data akan dapat tercapai.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Pemusnahan Arsip

Posted by MasterDMS on

Jasa Pemusnahan Arsip, Jasa Pemusnahan Arsip tahap akhir dari manajemen kearsipan adalah pemusnahan arsip (penyusutan arsip). Pemusnahan arsip merupakan rangkaian terakhir setelah tahapan pemindahan arsip dan penyerahan arsip. Arsip merupakan asset perusahaan sehingga pemusnahannya pun harus dilakukan dengan aman, terpecaya dan terdokumentasi.

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali. Biasanya tidak semua arsip yang di musnahkan adalah arsip yang sudah tidak terpakai melainkan arsip tersebut sudah di pindahkan menjadi arsip digital. Di era digitalisasi modern seperti ini sudah banyak perusahan yang menggunakan jasa arsip dokumen sebagai solusi terbaik dalam penyimpanan arsip.

Didalam melakukan pemusnahan arsip terkadang resiko, oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Didalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan seperti,

  • Pemeriksaan arsip/dokumen
  • Pendaftaran arsip atau dokumen yang sudah di usulkan untuk dimusnahkan
  • Penilaian, persetujuan dan pengesahan
  • Pembuatan berita acara

Adapun tujuan dari pemusnaha arsip, yaitu :

  • Menghemat penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan dokumen/arsip
  • Menekankan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan dokumen/arsip perusahaan
  • Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan

Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan sabaik baiknya dan sesuai ketentuan yang berlaku. Pemusnahan dilakukan dengan alat yang canggih, modern, ramah lingkungan, serta didukung oleh SDM yang professional dibidangnya. Sebagai perusahaan pelayanan jasa pemusnahan arsip kami siap melayani pemusnahan arsip Anda.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Arsip Dokumen

Posted by MasterDMS on

Jasa Arsip Dokumen, Jasa Arsip Dokumen arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip ditinjau dari fisiknya atau bentuk wujudnya yaitu arsip berbentuk lemabran adalah wujud arsip berupa tulisan (memo, surat, akta dll) dan arsip visual yaitu arsip yang dapat dilihat (lukisan, peta, ukiran dll).

Proses pengarsipan semakin mudah seiring berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi. Perusahaan penyedia jasa arsip dokumen pun sudah mulai berkembang. DMS (document management system) hadir untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akan pengelolaan dan penyimpanan arsip yang aman dan terpecaya. Layanan ini meliputi pembenahan arsip dengan menscan dokumen/arsip lalu data akan tersimpan di documen management system dimana penempatan arsip secara aman.

Berbagai metode dilakukan guna penataan arsip secara baik seperti dengan menscan dokumen, jasa scan dokumen sangat dibutuhkan bagi suatu perusahaan yang belum mempunyai alat scanner. Berikut Hardware yang  kami gunakan dalam jasa scan dockumen:

hardware_jasa arsip dokumen

 

Documen management system  ini memungkinkan perusahaan untuk penyimpanan dokumen/arsip , manajemen dan distribusi dokumen/arsip, menghasilkan efektivitas yang lebih besar dan kemampuan untuk mengontrol alur kerja dokumen. Selain itu kami menyediakan software arsip yang dilengkapi fitur OCR dan DMR yang memiliki banyak kelebihan dalam pengarsipan dokumen.

Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalkan resiko-resiko yang mungkin terjadi, seperti dokumen rusak, hilang dan sebagainya, proses documen management system dalam jasa arsip dokumen:

process document managemen system_jasa arsip dokumen

 

Teknologi Informasi dan Komunikasi dibidang kearsipan juga memberikan sumbangan nyata pada kelancaran pelaksanaan berbagai fungsi instansi pemerintah maupun swasta dalam penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat. Jasa scan dokumen yang kami sediakan sangat bervariatif mulai dari ukuran A4 sampai dengan ukuran A0, dengan harga yang murah anda sudah dapat menerima hasilnya dengan format yang dibutuhkan.

Percayakan proses alih media dokumen fisik Anda menjadi dokumen digital atau arsip digital kepada kami. Dengan team profesional dan teknologi canggih yang kami miliki, kami siap membantu perusahaan Anda menuju era digitalisasi.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Document Management System

7 Kriteria Document Management System Terbaik untuk Bisnis

Posted by Fajar Habibie on

Pernahkah Anda kesulitan mencari file penting di tengah tenggat waktu pitching klien yang ketat? Bagi banyak perusahaan modern, beralih ke Document Management System adalah jawaban mutlak untuk mengatasi kekacauan tersebut. Menyimpan data penting perusahaan hanya mengandalkan tempat shared biasa sering kali memunculkan tantangan baru, terutama saat volume file bisnis mulai membengkak secara eksponensial.

File dokumen digital kerap bertebaran di mana-mana tanpa klasifikasi yang jelas, dan tim IT pada akhirnya sering kewalahan mengatur access yang berlapis bagi setiap divisi. Praktik administratif secara manual ini sangat menghambat produktivitas. Artikel ini akan membahas secara mendalam apa itu dms, kriteria ideal yang harus Anda cari, hingga panduan praktis untuk mengeksekusinya di perusahaan Anda.

Memahami Kebutuhan Implementasi Document Management System

Secara konseptual, document management system is sebuah sistem manajemen dokumen komprehensif yang dirancang secara khusus untuk menyimpan, mengatur, dan kelola dokumen secara terpusat. Melalui tahap implementasi yang tepat, perusahaan mampu mengubah tumpukan arsip fisik konvensional menjadi sebuah format digital yang jauh lebih rapi.

Solusi DMS untuk Kelola Dokumen Secara Terpusat

Dengan menggunakan solusi dms berkelas enterprise, tim operasional dapat bekerja dengan jauh lebih ringan. Eksekusi perangkat lunak ini secara efektif akan membantu tim bekerja lebih cepat dan mengalokasikan resources IT pada inovasi, alih-alih hanya mengurusi file yang hilang.

Mengapa Shared Folder dan Google Drive Saja Kurang Efektif?

Awalnya, menyimpan draf promosi atau aset pemasaran di Google Drive atau Google Workspace terasa cukup. Namun, platform penyimpanan awan dasar (cloud storage biasa) memiliki keterbatasan krusial dalam hal compliance bisnis. Memasukkan ribuan dokumen dalam satu platform publik tanpa kontrol yang ketat hanya akan merepotkan saat volume dokumen membesar. Pencarian di shared folder tidak dirancang untuk melacak metadata tingkat lanjut, sehingga menemukan informasi spesifik akan memakan banyak waktu.

7 Kriteria Aplikasi Document Management System untuk Efisiensi Bisnis

Saat merencanakan pemasaran layanan penyimpanan arsip untuk klien korporat, tim IT biasanya akan mengajukan lisensi evaluasi (evaluation license) untuk menguji coba berbagai platform manajemen dokumen (seperti menimbang fitur OpenKM atau masterdms platform sejenis). Praktik uji coba ini sangat penting untuk menilai kelayakan piranti lunak. Berikut adalah rekomendasi document management system berdasarkan kriteria document management system terbaik yang wajib dipertimbangkan:

1. Keamanan IT dan Akses yang Terstruktur

Sebuah aplikasi dms harus memiliki sistem security yang tangguh dan terjamin. Anda membutuhkan sistem control di mana pihak administrator dapat mengatur permission berdasarkan role setiap karyawan. Artinya, perangkat lunak bisa membatasi secara spesifik siapa saja yang diberikan hak untuk view, download, edit, atau delete data rahasia. Protokol keamanan data yang berlapis ini menjaga seluruh aset terstruktur dengan aman.

2. Kemampuan Capture dan Melacak Dokumen Digital

Lupakan cara usang menebak-nebak nama direktori. DMS software unggulan pasti dilengkapi dengan fitur capture yang cerdas untuk langsung mengekstrak text di dalam gambar menggunakan teknologi ocr (Optical Character Recognition). Dikombinasikan dengan pembacaan metadata yang presisi, fitur ini memastikan staf dapat mengakses informasi operasional hingga ke tingkatan detail terdalam dengan sangat presisi.

3. Fitur Audit dan Kepatuhan Terhadap Regulasi

Terutama dalam sektor legal dan finansial, fitur pengawasan adalah harga mati. Platform harus memiliki pencatatan audit trail yang merekam semua aktivitas real-time. Histori pelacakan yang tak bisa dimanipulasi ini akan memperlancar proses audit tahunan instansi, sekaligus menjamin kepatuhan terhadap standar regulasi (compliance) yang ditetapkan pemerintah.

4. Otomatisasi Alur Kerja dan Persetujuan

Document management system software yang handal harus mendukung fungsi otomatisasi alur kerja. Dari inisiasi alur kerja dokumen untuk project B2B yang baru hingga pada tahapan approval akhir, workflow yang dapat di-custom ini akan otomatis memicu notifikasi permintaan persetujuan kepada pimpinan terkait, memangkas process administrasi yang bertele-tele.

5. Integrasi Perangkat Lunak, Office, dan Document Management Software

Agar efisiensi tercapai penuh, sistem tidak boleh berjalan sendiri. Ia harus terintegrasi mulus dengan perangkat lunak lainnya. Fleksibilitas document management software untuk terhubung dengan aplikasi ERP, piranti lunak CRM, serta ekosistem produktivitas office lainnya akan mengoptimalkan jalur collaboration antar departemen tanpa hambatan.

6. Penyimpanan Terpusat dengan Fitur Storage Skalabel

Pastikan vendor yang Anda pilih mampu menyediakan ruang storage (kapasitas penyimpanan) yang bisa ditingkatkan seiring berjalannya waktu. Pengelolaan dokumen digital secara terpusat mengharuskan infrastruktur yang mampu menyerap ledakan data di masa depan tanpa mengurangi kecepatan sistem.

7. Version Control yang Akurat

Kolaborasi jarak jauh sering kali membuat satu file memiliki banyak versi yang membingungkan. Fungsi version control yang akurat akan memperbarui dokumen tanpa pernah menimpa draf aslinya secara permanen, sehingga riwayat perubahan dapat selalu dipantau dan dikembalikan jika diperlukan.

Panduan Memilih Document Management System dan Implementasi DMS

Proses memilih document management system harus diselaraskan dengan budaya perusahaan Anda. Mencoba lisensi demo untuk membedah fitur lengkap dari beragam solutions adalah strategi yang sangat dianjurkan sebelum Anda memutuskan pembelian jangka panjang. Tahap implementasi dms tidak sekadar menginstal aplikasi document management system; ini adalah tentang edukasi karyawan dan perubahan manajemen menuju lingkungan tanpa kertas.

Tingkatkan produktivitas kantor Anda dan jangan biarkan sistem manajemen dokumen yang buruk merusak kredibilitas bisnis Anda di mata klien! Akses ke masa depan administrasi yang mulus ada di tangan Anda. Hubungi tim profesional kami di Beranda Masterdms untuk berkonsultasi mengenai solusi terbaik bagi perusahaan Anda.