Document Management System vs Google Drive: Apa Bedanya?

Posted by MasterDMS on

Di era digital, perusahaan semakin bergantung pada penyimpanan dokumen secara online. Kontrak, invoice, laporan keuangan, dokumen HR, hingga dokumen operasional kini dapat disimpan dalam bentuk digital agar lebih mudah diakses dan tidak memenuhi ruang penyimpanan fisik.

Salah satu platform yang banyak digunakan untuk menyimpan dan berbagi dokumen adalah Google Drive. Dengan penyimpanan berbasis cloud, perusahaan dapat mengakses file dari berbagai perangkat dan membagikannya kepada anggota tim.

Namun, ketika jumlah dokumen semakin banyak dan proses bisnis semakin kompleks, perbandingan document management system vs Google Drive menjadi penting untuk menentukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Di sinilah Document Management System (DMS) memiliki peran yang berbeda. DMS dirancang secara khusus untuk membantu perusahaan mengelola dokumen sepanjang siklus hidupnya, mulai dari penyimpanan, pencarian, pengaturan akses, kontrol versi, workflow, hingga pemantauan aktivitas dokumen.

Lalu, apa sebenarnya perbedaan Document Management System vs Google Drive? Dan mana yang lebih sesuai untuk kebutuhan perusahaan?

Apa Itu Document Management System?

Document Management System atau DMS adalah sistem yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara terstruktur dalam satu platform.

DMS tidak hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan file. Sistem ini dapat membantu perusahaan mengatur bagaimana dokumen dibuat, disimpan, dicari, digunakan, diperbarui, dibagikan, hingga dikendalikan aksesnya.

Dalam lingkungan perusahaan, DMS dapat digunakan untuk mengelola berbagai jenis dokumen seperti:

  • Dokumen kontrak dan perjanjian
  • Dokumen administrasi
  • Invoice dan dokumen keuangan
  • Dokumen HR dan data karyawan
  • Dokumen operasional
  • Dokumen legal
  • Arsip perusahaan
  • Dokumen yang membutuhkan proses persetujuan

Dengan sistem yang terpusat, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada penyimpanan dokumen yang tersebar di berbagai folder dan perangkat.

Apa Itu Google Drive?

Google Drive merupakan layanan penyimpanan cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan, mengakses, mengelola, dan membagikan berbagai jenis file secara online.

Google Drive banyak digunakan karena mudah digunakan dan terintegrasi dengan berbagai layanan Google Workspace seperti Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides.

Untuk kebutuhan penyimpanan dan kolaborasi sehari-hari, Google Drive dapat menjadi solusi yang praktis.

Namun, kebutuhan perusahaan tidak selalu sebatas menyimpan dan berbagi file. Ketika perusahaan membutuhkan pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur, kontrol terhadap siklus dokumen, workflow persetujuan, serta pengelolaan arsip, pendekatan yang dibutuhkan dapat berbeda.

Document Management System vs Google Drive: Apa Perbedaannya?

Perbedaan utama antara Document Management System vs Google Drive terletak pada tujuan dan cara keduanya digunakan.

Google Drive pada dasarnya merupakan cloud storage yang dilengkapi dengan fitur kolaborasi dan berbagi file. Sementara itu, DMS dibangun dengan fokus pada pengelolaan dokumen perusahaan secara menyeluruh.

Berikut beberapa perbedaan yang perlu diperhatikan.

1. Fungsi Utama

Google Drive berfokus pada penyimpanan cloud, akses file, dan kolaborasi antar pengguna.

Sementara itu, DMS memiliki cakupan yang lebih luas. Selain menyimpan dokumen, DMS dapat membantu perusahaan mengatur struktur dokumen, metadata, hak akses, workflow, versi dokumen, hingga aktivitas pengguna.

Dengan demikian, Google Drive dapat menjadi pilihan untuk kebutuhan penyimpanan dan kolaborasi sederhana, sedangkan DMS lebih sesuai untuk perusahaan yang membutuhkan sistem pengelolaan dokumen yang terstruktur.

2. Pengelolaan Dokumen

Pada Google Drive, pengguna dapat mengatur dokumen menggunakan folder, subfolder, nama file, dan sistem sharing.

Pada DMS, dokumen dapat dikelola dengan struktur dan aturan yang lebih spesifik sesuai kebutuhan perusahaan. Dokumen dapat dikategorikan berdasarkan jenis, departemen, nomor dokumen, tanggal, status, maupun informasi lainnya.

Hal ini membantu perusahaan menjaga dokumen tetap terorganisir meskipun jumlah file terus bertambah.

3. Pencarian Dokumen

Ketika jumlah dokumen masih sedikit, mencari file melalui folder Google Drive relatif mudah.

Namun, ketika perusahaan memiliki ribuan atau bahkan lebih banyak dokumen, pencarian berdasarkan nama file atau folder dapat menjadi kurang efisien.

DMS menyediakan kemampuan pencarian yang lebih berorientasi pada dokumen. Dengan dukungan fitur seperti OCR dan metadata, pencarian dapat dilakukan dengan lebih terstruktur sehingga pengguna dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan tanpa harus membuka banyak folder.

4. Workflow dan Persetujuan Dokumen

Salah satu perbedaan penting dalam document management system vs Google Drive adalah pengelolaan alur kerja.

Dalam perusahaan, dokumen tertentu membutuhkan proses seperti:

Dibuat → Diperiksa → Disetujui → Digunakan → Diarsipkan

DMS dapat membantu mengotomatisasi workflow tersebut sehingga dokumen dapat diteruskan kepada pihak yang sesuai berdasarkan alur yang telah ditentukan.

Google Drive dapat digunakan untuk berbagi dokumen dan berkolaborasi, tetapi workflow pengelolaan dokumen perusahaan yang kompleks biasanya membutuhkan sistem yang memang dirancang untuk kebutuhan tersebut.

5. Hak Akses Dokumen

Dokumen perusahaan tidak semuanya boleh diakses oleh setiap karyawan.

Dokumen HR, misalnya, dapat memiliki tingkat akses yang berbeda dengan dokumen operasional. Begitu juga dokumen keuangan atau legal.

DMS menyediakan pengaturan role-based access sehingga hak akses dapat disesuaikan dengan peran dan kebutuhan pengguna.

Dengan pengaturan tersebut, perusahaan dapat memiliki kontrol yang lebih terstruktur terhadap siapa yang dapat melihat, mengubah, atau mengelola dokumen tertentu.

6. Version Control

Dokumen perusahaan sering mengalami perubahan. Satu dokumen dapat memiliki beberapa versi karena adanya revisi, koreksi, atau pembaruan informasi.

DMS memiliki fitur version control untuk membantu perusahaan mengelola versi dokumen tersebut.

Dengan version control, pengguna dapat mengetahui perubahan dokumen dan menghindari penggunaan dokumen lama ketika versi terbaru sudah tersedia.

7. Audit Trail

Dalam pengelolaan dokumen perusahaan, mengetahui aktivitas yang terjadi pada sebuah dokumen juga penting.

DMS menyediakan audit trail untuk membantu perusahaan memantau aktivitas pengguna terhadap dokumen, seperti perubahan atau aktivitas pengelolaan lainnya.

Fitur ini dapat membantu perusahaan meningkatkan kontrol dan transparansi dalam pengelolaan dokumen.

Mengapa Google Drive Saja Tidak Selalu Cukup untuk Perusahaan?

Dalam pembahasan document management system vs Google Drive, kebutuhan perusahaan menjadi salah satu faktor utama yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih solusi pengelolaan dokumen.

Namun, kebutuhan pengelolaan dokumen perusahaan dapat berkembang seiring bertambahnya jumlah dokumen dan pengguna.

Beberapa kondisi yang menunjukkan perusahaan mulai membutuhkan sistem pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur antara lain:

  • Dokumen tersebar di banyak folder atau platform.
  • Karyawan membutuhkan waktu lama untuk menemukan dokumen tertentu.
  • Banyak dokumen memiliki beberapa versi.
  • Dokumen membutuhkan proses approval yang jelas.
  • Perusahaan membutuhkan pengaturan hak akses berdasarkan jabatan atau departemen.
  • Aktivitas terhadap dokumen perlu dipantau.
  • Perusahaan mulai melakukan digitalisasi arsip fisik.
  • Jumlah dokumen terus bertambah setiap tahun.

Dalam kondisi seperti ini, menggunakan cloud storage saja mungkin belum cukup untuk mengelola seluruh siklus dokumen perusahaan.

Kapan Perusahaan Membutuhkan Document Management System?

Tidak semua perusahaan harus langsung menggunakan DMS. Pemilihan sistem sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan dan kompleksitas pengelolaan dokumen.

Dalam menentukan pilihan document management system vs Google Drive, perusahaan perlu mempertimbangkan jumlah dokumen, kebutuhan akses, proses persetujuan, serta tingkat kontrol yang diperlukan.

DMS mulai menjadi pilihan yang relevan ketika perusahaan membutuhkan:

Pengelolaan Arsip yang Terstruktur

Perusahaan memiliki banyak dokumen yang harus disimpan dan dikelola berdasarkan kategori, jenis dokumen, periode, maupun kebutuhan departemen.

Pencarian Dokumen yang Lebih Cepat

Karyawan tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencari dokumen melalui folder yang jumlahnya semakin banyak.

Kontrol Akses yang Lebih Terarah

Dokumen tertentu hanya dapat diakses oleh pengguna atau departemen yang memiliki wewenang.

Workflow Dokumen

Dokumen dapat mengikuti alur pemeriksaan dan persetujuan yang telah ditentukan perusahaan.

Pengendalian Versi Dokumen

Perusahaan dapat mengelola revisi dokumen dan mengurangi risiko penggunaan versi yang sudah tidak berlaku.

Pengelolaan Arsip Digital

Dokumen fisik yang telah melalui proses digitalisasi dapat dikelola dalam satu sistem sehingga lebih mudah dicari dan digunakan.

Contoh Penerapan Document Management System di Perusahaan

DMS dapat digunakan oleh berbagai departemen dengan kebutuhan dokumen yang berbeda.

1. Departemen HR

HR dapat menggunakan DMS untuk mengelola dokumen seperti kontrak kerja, dokumen administrasi karyawan, dan dokumen terkait kepegawaian.

Dengan pengaturan hak akses, dokumen tertentu dapat dibatasi hanya untuk pengguna yang berwenang.

2. Departemen Finance

Departemen finance dapat mengelola invoice, dokumen transaksi, laporan, dan dokumen pendukung lainnya secara digital.

Dokumen juga dapat mengikuti workflow tertentu sebelum digunakan atau disetujui.

3. Departemen Legal

Departemen legal biasanya menangani berbagai dokumen penting seperti kontrak dan perjanjian.

DMS dapat membantu mengelola dokumen tersebut secara terpusat sekaligus memudahkan pencarian dan pengendalian versi.

4. Departemen Operasional

Dokumen SOP, instruksi kerja, laporan operasional, hingga dokumen pendukung aktivitas perusahaan dapat dikelola melalui DMS.

Hal ini membantu memastikan pengguna mengakses dokumen yang sesuai dan terbaru.

MasterDMS sebagai Solusi Document Management System untuk Perusahaan

Jika perusahaan membutuhkan sistem yang lebih dari sekadar penyimpanan file, MasterDMS dapat menjadi salah satu solusi Document Management System yang dapat dipertimbangkan.

MasterDMS dirancang untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara terpusat dengan berbagai fitur pendukung seperti OCR, smart search, workflow, role-based access, version control, audit trail, digital signature, dan JRA (Jadwal Retensi Arsip).

Dengan sistem tersebut, perusahaan dapat mengelola dokumen mulai dari proses penyimpanan hingga pengelolaan arsip secara lebih terstruktur.

MasterDMS juga dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan industri dan departemen, sehingga pengelolaan dokumen dapat disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan.

Untuk perusahaan yang sedang melakukan transformasi digital atau ingin meningkatkan pengelolaan arsip, penggunaan DMS dapat menjadi langkah untuk membangun sistem dokumentasi yang lebih terorganisir.

Kesimpulan

Dengan memahami perbedaan document management system vs Google Drive, perusahaan dapat menentukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan pengelolaan dokumen dan proses bisnisnya.

Melalui perbandingan document management system vs Google Drive, perusahaan dapat melihat bahwa kebutuhan penyimpanan dokumen tidak selalu sama dengan kebutuhan pengelolaan dokumen secara menyeluruh.

Google Drive cocok untuk kebutuhan penyimpanan cloud, berbagi file, dan kolaborasi yang praktis. Sementara itu, Document Management System dirancang khusus untuk perusahaan yang membutuhkan pengelolaan dokumen secara lebih terstruktur.

Jika perusahaan hanya membutuhkan tempat menyimpan dan berbagi file, Google Drive dapat menjadi pilihan yang cukup.

Namun, apabila perusahaan membutuhkan workflow dokumen, kontrol versi, pengaturan hak akses, pencarian dokumen yang lebih terstruktur, audit trail, OCR, hingga pengelolaan arsip, DMS dapat memberikan kemampuan yang lebih sesuai.

Dengan memilih sistem yang tepat, perusahaan tidak hanya memindahkan dokumen dari bentuk fisik ke digital, tetapi juga membangun proses pengelolaan dokumen yang lebih terkontrol dan efisien.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apa perbedaan utama Document Management System dan Google Drive?

Google Drive merupakan layanan cloud storage dan kolaborasi, sedangkan DMS dirancang khusus untuk mengelola dokumen perusahaan secara menyeluruh, termasuk workflow, version control, hak akses, audit trail, dan pengelolaan arsip.

Apakah Google Drive bisa digunakan untuk perusahaan?

Bisa. Google Drive dapat digunakan perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi pada file. Namun, untuk kebutuhan pengelolaan dokumen yang lebih kompleks, perusahaan dapat mempertimbangkan DMS.

Apakah Document Management System hanya untuk perusahaan besar?

Tidak. DMS dapat digunakan oleh perusahaan dengan berbagai skala selama memiliki kebutuhan pengelolaan dokumen yang terstruktur.

Apakah dokumen fisik bisa dimasukkan ke dalam Document Management System?

Bisa. Dokumen fisik dapat melalui proses digitalisasi atau scanning terlebih dahulu, kemudian hasil digitalnya dapat dikelola menggunakan DMS.

Apakah MasterDMS bisa digunakan untuk mengelola arsip digital?

Ya. MasterDMS dirancang untuk membantu perusahaan menyimpan, mencari, mengelola, dan mengontrol dokumen serta arsip secara digital.

software arsip

7 Kriteria Software Arsip Terbaik untuk Pengelolaan Dokumen

Posted by Fajar Habibie on

Tumpukan dokumen fisik yang berantakan di kantor sering kali memaksa karyawan membuang waktu berjam-jam hanya untuk mencari dokumen penting yang terselip. Memanfaatkan software arsip bukan sekadar memindahkan kertas ke layar komputer, melainkan membangun ekosistem operasional di mana setiap data dapat dilacak, diamankan, dan ditarik kembali dalam hitungan detik. Alih-alih terus terjebak dalam masalah administrasi konvensional, Anda dapat langsung mengintegrasikan seluruh arsip perusahaan ke dalam platform pengelolaan terpusat seperti MasterDMS.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Aplikasi Arsip Digital Saat Ini?

Secara fundamental, aplikasi arsip digital adalah sistem yang dirancang untuk menangkap, memantau, dan menyimpan file perusahaan secara elektronik. Sementara itu, arsip digital adalah dokumen yang telah dialihmediakan dari wujud fisik maupun digital murni ke dalam wadah pangkalan data (database).

Lalu, mengapa bisnis membutuhkan aplikasi arsip digital? Di era digital ini, transformasi digital dalam bisnis membuat volume data arsip perusahaan membengkak tajam. Jika Anda masih mengandalkan arsip manual, staf akan sangat kesulitan saat mencoba menemukan dokumen atau mengakses dokumen lama. Oleh sebab itu, arsip digital adalah solusi terbaik karena aplikasi arsip digital hadir untuk menyederhanakan birokrasi, meningkatkan efisiensi, dan memastikan efisiensi kerja harian tetap optimal. Singkatnya, instansi modern membutuhkan aplikasi arsip digital untuk bertahan dari kompetisi.

Apa Saja Fitur Utama Aplikasi Arsip yang Wajib Ada?

Sebagai penyedia jasa berpengalaman di bidang kearsipan B2B, kami menilai bahwa peralihan menuju sistem digital harus memberikan perbedaan yang kentara dari metode lama.

Kriteria Manajerial Sistem Arsip Manual Software Arsip Digital
Ruang Penyimpanan Membutuhkan lemari dan gudang fisik yang luas. Menggunakan server atau basis cloud yang ringkas.
Pencarian Dokumen Memakan waktu berjam-jam untuk membongkar map. Ditemukan dalam hitungan detik melalui keyword.
Keamanan Dokumen Rentan rusak akibat cuaca, rayap, dan bencana alam. Terdapat backup otomatis dan data terenkripsi.
Akses dan Kolaborasi Harus berada di lokasi yang sama untuk melihat file. Dapat dilihat dari mana saja melalui koneksi internet.

Untuk menjalankan pengarsipan digital yang efektif, berikut adalah fitur utama aplikasi arsip (serta fitur utama yang wajib dimiliki oleh sebuah software arsip digital):

  • Fitur Pencarian Pintar: Sangat krusial untuk pencarian arsip dan pencarian dokumen instan.

  • Kontrol Akses Berbasis Peran: Sebuah kontrol akses (Role-Based Access Control) memastikan keamanan dokumen terjamin dengan membatasi siapa yang boleh melihat atau mengedit file.

  • Manajemen Retensi: Fitur aplikasi ini secara otomatis memantau jadwal retensi arsip sesuai dengan pedoman arsip nasional republik indonesia.

  • Sistem Berbagi Pakai: Memungkinkan karyawan berbagi dokumen dan berkolaborasi jarak jauh tanpa harus menggandakan file secara fisik.

Baca Juga : 7 Manfaat Solusi Alih Media Arsip untuk Perusahaan

7 Tips Memilih Aplikasi Arsip Digital untuk Kebutuhan Bisnis

Memilih platform yang salah justru bisa menghambat laju operasional. Berikut adalah 7 tips memilih aplikasi arsip digital yang wajib Anda terapkan:

1. Pahami Kebutuhan Operasional:

Sesuaikan pilihan dengan kebutuhan bisnis dan jenis dokumen yang sering diproses. Jenis aplikasi yang dipilih harus sanggup mengelola dokumen bisnis spesifik Anda.

2. Evaluasi Kapasitas:

Pastikan platform memiliki kapasitas penyimpanan (ruang penyimpanan) yang bisa terus diperbesar seiring waktu.

3. Prioritaskan Keamanan:

Aplikasi kearsipan harus memiliki tingkat keamanan dokumen yang tinggi dan mampu menjaga arsip secara terstruktur.

4. Pilih Akses Fleksibel:

Penggunaan aplikasi berbasis cloud (atau aplikasi web) sangat disarankan agar dokumen lebih mudah ditarik dan sangat mudah diakses oleh tim dari luar kota.

5. Perhatikan Fitur Organisasi:

Sistem harus memiliki fitur untuk mengatur dan menyusun arsip serta memfasilitasi pengarsipan dokumen berbasis metadata.

6. Kemampuan Integrasi:

Pastikan sistem mampu mengelola dokumen secara digital dan terhubung dengan aplikasi pengarsipan dokumen lain (seperti software ERP atau CRM internal).

7. Dukungan Vendor:

Pilih penyedia aplikasi yang terpercaya, memberikan edukasi penggunaan aplikasi, serta memberikan dukungan penuh selama masa digitalisasi arsip.

Baca Juga : 7 Fitur Aplikasi Penyimpanan Arsip Digital untuk Perusahaan

Rekomendasi Aplikasi Arsip dan Contoh Aplikasi Arsip

Jika Anda membaca ulasan internet mengenai 9 aplikasi arsip digital terbaik, Anda pasti akan menemukan nama-nama ekosistem Google seperti Google Drive dan Google Docs. Tentu, contoh aplikasi arsip publik semacam Google Drive sangat populer untuk menyimpan dokumen ringan. Google Docs juga sangat membantu untuk mengelola dokumen secara kolaboratif.

Namun, aplikasi publik tersebut seringkali tidak memadai untuk arsip dokumen atau dokumen perusahaan berskala besar. Anda butuh perangkat lunak khusus karena aplikasi arsip adalah sistem yang wajib memiliki rekam jejak (audit trail) yang kuat. Untuk kepentingan arsip digital untuk bisnis, Anda memerlukan rekomendasi aplikasi arsip digital yang bertindak sebagai document management system (DMS) terpusat.

Sebagai jawaban atas rekomendasi aplikasi arsip terbaik, MasterDMS hadir sebagai aplikasi arsip digital terbaik sekaligus arsip digital terbaik di indonesia. Perangkat lunak ini dirancang khusus untuk memfasilitasi pengelolaan arsip digital, mempermudah perusahaan mengakses dan mengelola arsip digital secara real-time, serta menerapkan sistem manajemen dokumen yang sangat ketat (compliance).

Selain itu, jika Anda masih memiliki tumpukan arsip fisik yang memiliki kekuatan hukum dan belum boleh dimusnahkan, Anda dapat mempercayakan penyimpanan arsip dan logistik pengelolaan dokumen (records management) eksternal Anda kepada layanan profesional dari Gudang Arsip.

(Ingin mengetahui cara merombak manajemen kertas Anda secara sistematis? Baca panduan internal kami di artikel: Strategi Sukses Membangun E-Arsip untuk Perusahaan)

Tingkatkan produktivitas tim dan amankan aset informasi instansi Anda sekarang juga! Beralihlah ke MasterDMS untuk mendapatkan pengelolaan arsip dan sistem pengarsipan dokumen berkelas enterprise yang dirancang untuk memajukan masa depan manajemen arsip serta keseluruhan manajemen dokumen bisnis B2B Anda!

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apa perbedaan antara E-Arsip dan Cloud Storage biasa?

E-arsip atau Document Management System dirancang dengan fitur spesifik untuk kepatuhan hukum korporat (seperti audit trail, pembatasan wewenang berjenjang, dan manajemen retensi), sedangkan cloud storage biasa hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan data (folder) umum.

2. Apakah file lama yang masih berupa kertas bisa dimasukkan ke dalam sistem?

Tentu saja. Anda hanya perlu melakukan proses scanning (alih media) terlebih dahulu. Setelah berubah menjadi arsip elektronik, file tersebut dapat diunggah dan diindeks ke dalam sistem arsip pintar agar mudah dicari.

3. Seberapa aman data perusahaan jika disimpan di aplikasi berbasis Cloud?

Sangat aman. Penyedia perangkat lunak profesional selalu membekali server mereka dengan protokol enkripsi militer, pencadangan otomatis (back-up multi-lokasi), dan pengawasan ketat untuk menangkal berbagai serangan siber.

 

Jasa Scan Dokumen A3 Murah Bogor

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A3 murah Bogor, lingkungan dan perkembangan teknologi yang terus berkembang mengharuskan kita untuk beradaptasi, termasuk didalam pengelolaan arsip atau dokumen. Pada era saat ini yang sedang booming adalah adanya alih media atau digitalisasi sebagai solusi arsip terbaik.

Dengan adanya arsip digital maka pengelolaan dibidang kearsipan semakin mudah, tren digitlisasi saat ini sudah mulai merambah ke berbagai instansi dan organisasi. Kami sebagai penyedia jasa scan dokumen A3 hadir di kota Bogor, selain ukuran A3 kami juga menyediakan jasa scan untuk ukuran A1, A0 dan A4.

arsip digital bertahan untuk jangka waktu lama, kerahasian arsip selama proses alih media terjaga dengan baik. Selain jasa digitalisasi dokumen, kami juga menyediakan software arsip untuk memanajemen arsip dokumen agar pengelolaan arsip semakin mudah.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A4 Murah Tangerang

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A4 murah Tangerang, Anda ingin menscan dokumen Anda? tidak punya alat scan? Kami solusinya – MasterDMS Solution. Kami hadir untuk mencoba menemuhi kebutuhan jasa scan dokumen di kota Tangerang.

Berikut point-point yang bisa kami tawarkan dengan menggunakan jasa scan dokumen ditempat scan terpecaya di kota Tangerang ini :

  1. Harga lebih murah dibandingkan scan ditempat lain
  2. Hasil scan lebih tajam dan bersih
  3. Scan lebih cepat
  4. Hasil scan bisa di retouch / diedit bila diperlukan
  5. Customer dapat menerima hasil dalam berbagai format yang dibutuhkan

hardware_jasa scan dokumen murah A4 tangerang

Scan dokumen adalah solusi untuk memudahkan kantor Anda bekerja lebih efisien dan cepat. Selain scan dokumen A4 kami juga menyediakan jasa scan untuk berbagai ukuran sampai A0.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A0 Murah Tangerang

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A0 murah Tangerang, MasterDMS Solution adalah penyedia solusi dalam hal layanan pengerjaan scanning, untuk perkantoran maupun personal, baik dalam jumlah besar maupun satuan. Untuk memudahkan layanan kepada pihak yang membutuhkan, kami hadir dikota Tangerang.

Kami menyediakan jasa scan dokumen A0 murah dengan hasil image yang prima. Kami menggunakan teknologi canggih dengan high speed, berikut perangkat scanner yang kami gunakan dalam jasa scan dokumen :

hardware_jasa scan dokumen A0 murah tangerang

Proses konversi dokumen hanyalah salah satu langkah awal didalam tahapan menuju kantor digital (Digital Office). Biasanya dokumen kertas perlu di-scan untuk menghasilkan dokumen digital. Bagi perusahaan yang memiliki dokumen dalam jumlah besar, melakukan proses scan dokumen tentu akan sangat menyita waktu, sumber daya dan juga biaya yang tinggi.

Oleh sebab itu, selain menyediakan jasa scan dokumen, MasterDMS Solution sebagai penyedia solusi arsip, juga menyediakan layanan dokumen management system. Customer tidak perlu pusing memikirkan bagaimana melakukan proses scan dokumen, kami yang akan melakukan dan memberikan hasilnya kepada customer.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A4 Murah Jakarta

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A4 murah Jakarta, untuk keperluan scan dokumen kami hadir sebagai jasa scan dokumen untuk ukuran A4. Scan dokumen adalah solusi untuk memudahkan kantor Anda bekkerja lebih efisien dan cepat, file hasil scan dokumen ini nantinya dapat di print, e-mail ataupun dilihat di desktop dan gadget.

Berikut perangkat hardware yang kami gunakan dalam proses scan dokumen :

hardware_jasa scan dokumen murah A4 jakarta

Kami menawarkan harga murah untuk jasa scan dokumen A4, dengan teknologi scanner yang kami miliki maka kami akan memberikan hasil yang terbaik. Kami juga menawarkan jasa kearsipan lainnya.

Semakin banyak aktivitas yang dikerjakan maka semakin bertambah pula jumlah dokumen-dokumen. Untuk mengatasi hal tersebut solusi arsip terbaik adalah dengan menscan dokumen tersebut. Kompetisi bisnis yang ketat menuntut kita untuk dapat bekerja secara cepat dan inovatif termasuk bagaimana mengelola arsip penunjang bisnis kita.

Untuk info selengkapnya dapat menghubungi kontak kami dibawah ini :

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Arsip Digital

Posted by MasterDMS on

Arsip Digital, Arsip Digital teknologi informasi sebagai alat bantu yang semakin canggih saat ini yang memungkinkan kita mengelola dokumen secara cepat dan tepat akan membuat pekerjaan kearsipan menjadi lebih efisien dan efektif. Sudah saatnya pengelolaan arsip / dokumen dilakukan secara sistematis. Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalkan resiko-resiko yang mungkin terjadi.

Dengan adanya arsip digital (digitalisasi arsip) keamanan dan keutuhan arsip/dokumen lebih terjamin, karena sistem proteksi yang sudah diaplikasikan pada suatu software arsip, sehingga tidak sembarang orang dapat melihat atau mengambil dokumen tersebut.

Ada beberapa metode dalam arsip digital, namun disini kami menerapkan sistem arsip digital secara modern dan tepat. Selain arsip digital kami menawarkan jasa scan dokumen dalam berbagai ukuran yaitu A4 sampai A0 kami menyediakan software arsip yaitu DMS (document management system). Software ini didesain khusus mudah dalam penggunaan dalam proses pengarsipan sehari-hari, yang dilengkapi dengan fitur OCR dan DMR sehingga bisa menyesuaikan alur kerja perusahaan (WORKFLOW).

Berikut perangkat hardware dari proses arsip digital:

hardware_arsip digital

 

Pada era digitalisasi saat ini semakin memudahkan kita dalam proses pengarsipan dokumen, solusi arsip yang terbaik adalah dengan digitalisasi arsip yang sudah memberikan manfaat secara nyata. Selain scan dokumen hal yang tidak boleh di lupakan adalah bagaimana memanajemen dokumen secara baik dan tepat.

Maksud dan tujuan yang hendak dicapai dengan adanya arsip digital yaitu:

  • Arsip/dokumen dapat dibuat kedalam format yang dibutuhkan
  • Penghematan ruang penyimpanan arsip/dokumen dari segi operasional karena menggunakan media penyimpanan elektronik berkapasitas besar
  • Pencarian kembali dokumen dapat dilakukan dengan cepat karena menggunakan sistem/aplikasi yang khusus.
  • Terciptanya suatu suasana kerja yang lebih nyaman dan menyenangkan karena ruang kerja tertib dan rapi tanpa dokumen yang berserakan

Proses document management system arsip digital:

process document managemen system_arsip digital

 

Masalah kearsipan juga harus ditangani secara sungguh-sungguh karena sangat penting untuk menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang semakin cepat. Wujud kepedulian perusahaan akan arti pentingnya arsip/dokumen.

Sebagai penyedia jasa arsip digital percayakan proses alih media atau digitalisasi arsip ini kepada kami. Dengan didukung team serta teknologi canggih dan harga yang murah kami tawarkan, kami siap membantu perusahaan Anda dalam mewujudkan ketertiban dan kenyamanan dalam bekerja.

Info selengkapnya silahkan hubungi kami melalui kontak yang telah disediakan pada website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Pemusnahan Arsip

Posted by MasterDMS on

Jasa Pemusnahan Arsip, Jasa Pemusnahan Arsip tahap akhir dari manajemen kearsipan adalah pemusnahan arsip (penyusutan arsip). Pemusnahan arsip merupakan rangkaian terakhir setelah tahapan pemindahan arsip dan penyerahan arsip. Arsip merupakan asset perusahaan sehingga pemusnahannya pun harus dilakukan dengan aman, terpecaya dan terdokumentasi.

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali. Biasanya tidak semua arsip yang di musnahkan adalah arsip yang sudah tidak terpakai melainkan arsip tersebut sudah di pindahkan menjadi arsip digital. Di era digitalisasi modern seperti ini sudah banyak perusahan yang menggunakan jasa arsip dokumen sebagai solusi terbaik dalam penyimpanan arsip.

Didalam melakukan pemusnahan arsip terkadang resiko, oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Didalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan seperti,

  • Pemeriksaan arsip/dokumen
  • Pendaftaran arsip atau dokumen yang sudah di usulkan untuk dimusnahkan
  • Penilaian, persetujuan dan pengesahan
  • Pembuatan berita acara

Adapun tujuan dari pemusnaha arsip, yaitu :

  • Menghemat penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan dokumen/arsip
  • Menekankan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan dokumen/arsip perusahaan
  • Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan

Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan sabaik baiknya dan sesuai ketentuan yang berlaku. Pemusnahan dilakukan dengan alat yang canggih, modern, ramah lingkungan, serta didukung oleh SDM yang professional dibidangnya. Sebagai perusahaan pelayanan jasa pemusnahan arsip kami siap melayani pemusnahan arsip Anda.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen

Posted by MasterDMS on

Jasa Scan Dokumen, Jasa Scan Dokumen bagi perusahaan yang memiliki dokumen dalam jumlah besar, melakukan proses konversi dokumen yang ada tentu sangat menyita waktu, sumber daya dan juga membutuhkan biaya yang tinggi. Pada era saat ini menunjukan bahwa gaya penggunaan dokumen sudah bergeser dari dokumen kertas menjadi dokumen digital. Proses ini disebut juga dengan digitalisai yang merupakan sebuah terminologi untuk menjelaskan proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital termasuk arsip dokumen bentuk digital.

Guna mengubah dokumen kertas mejadi bentuk dokumen digital maka dibutuhkan proses pemindaian atau scanning dokumen. Sebagai perusahaan penyedia layanan jasa scan dokumen kami menyediakan untuk scan dalam berbagai ukuran dari A4 sampai A0. Selain scan arsip/dokumen kami juga melayani jasa scan peta dalam ukuran besar, jasa scan buku dan juga jasa scan koran. Berikut hardware yang kami gunakan dalm proses scanning:

hardware_jasa scan dokumen

 

Sebagai distributor tunggal scanner A0 dan distributor scanner A4 kami sangat mengutamakan kecanggihan teknologi masa kini. Selain jasa scan dokumen kami menyediakan software arsip dengan fitur OCR dan DMR. Perubahan paling besar disektor komunikasi dan informasi adalah dengan boomingnya berbagai perangkat digital termasuk persaingan dalam pengelolaan arsip.

Keunggulan file dalam bentuk digital, diantanya :

  • Dokumen/arsip mudah untuk ditemukan dan dibagikan
  • Dokumen/arsip akan tertata dengan rapih karena ringkas dalam penyimpanan
  • Dilengkapi dengan sistem proteksi sehingga keamanan dan keutuhan dokumen/arsip sangat terjamin
  • Pendistribusian dokumen yang dapt dilakukan dengan mudah dan cepat
  • Mengurangi resiko kehilangan dan kerusakan dokumen

Solusi arsip yang terbaik adalah dengan digitalisai arsip yang sudah bisa dirasakan manfaatnya. Selain scan dokumen hal yang tidak kalah penting adalah dengan memanajemen sistem dokumen (document management sytem).

Berikut proses document management system yang kita terapkaan :

process document managemen system_jasa scan dokumen

 

Kompetisi bisnis yang ketat menuntut kita untuk dapat bekerja secara cepat dan inovatif termasuk bagaimana mengelola arsip penunjang bisnis kita. Percayakan proses alih media atau digitalisasi arsip kepada kami. Dengan didukung team beserta teknologi canggih dan harga yang murah kami tawarkan kami siap membantu perusahaan Anda menuju era Paperless Office.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Solusi Arsip

Posted by MasterDMS on

Solusi Arsip, Solusi Arsip jumlah arsip dari tahun ke tahun selalu bertambah banyak selama aktivitas manusia masih berjalan, ketidakmampuan dalam pengelolaan arsip akan menyebabkan masalah dikemudian hari. Sudah saatnya pengelolaan kearsipan/dokumen dilakukan secara sistematis melalui document management system (DMS).

Kami sebagai penyedia jasa scan dokumen terus mengikuti perkembangan teknologi yang sangat pesat hingga saat ini. Pengelolaan arsip yang baik akan sangat memberi keuntungan untuk sebuah instansi, maka dari itu kami menyediakan software arsip yang sangat berguna dalam pengelolaan kearsipan. Kelebihan dari software ini adalah memudahkan user dalam pencarian data, penataan arsip yang baik, efisiensi dalam pengarsipan dsb, software arsip ini yaitu software DMS.

Teknologi informasi dibidang kearsipan memberikan manfaat yang luar biasa guna kelancaran pengarsipan dokumen. Berikut hardware solusi arsip :

hardware_solusi arsip

Dengan adanya arsip digital (digitalisasi arsip) keamanan dan keutuhan dokumen/arsip lebih terjamin karena dilengkapi dengan sistem proteksi yang tidak sembarang orang dapat melihat atau mengambil dokumen tersebut.

process document managemen system_solusi arsip

 

Distribusi dokumen dapat dilakukan dengan mudah karena aplikasi yang diterapkan pada suatu jaringan kerja local ataupun web area network. Jalur monitoring dapat dilakukan secara cermat sehingga dapat menghindari penanganan masalah yang terlalu lambat, sehingga tercipta suatu suasana kerja yang lebih nyaman tanpa dokumen yang berserakan dengan di terapkannya digitalisasi dokumen.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id